結婚式二次会の準備を3STEPでプランナーが解説!

結婚式二次会

結婚式二次会の準備は、いつから始めたらいいのかわからない・・・

と悩む新郎新婦さんも多いかと思いますが、結婚式二次会の準備は、開催日から逆算して計画的に進めていくことが大切です。

今回は、準備する内容を、結婚式二次会のプランナーが3つの期間に分けてご紹介していきます。
・STEP1:~2ヶ月前
・STEP2:2ヶ月~1ヶ月前
・STEP3:1ヶ月~1週間前

2次会エンタプランナー

普段から結婚式二次会の準備をしている私が、いつも行っている順序をご紹介します^^
しっかりと準備をぬかりなく進めていくことによって、安心して結婚式二次会を迎えましょう!

  • 結婚式二次会の準備は何をしたらいいのかわからない
  • 結婚式二次会の準備はいつ頃から開始するのかわからない

結婚式二次会の準備はいつ頃から開始するべきか

ブーケトス

まず、結婚式の準備の流れに合せて、結婚式二次会の準備の開始のタイミングをご紹介していきます!

  1. 結婚式の会場を決める(開催日の1年前程)
  2. 結婚式の招待リストを作成(開催日の半年前~3ヶ月前)
  3. 結婚式二次会の招待リストを作成(~3ヶ月前まで)
  4. 結婚式・二次会の招待アナウンスをする(3ヶ月前まで)
  5. 暫定人数を把握し、結婚式二次会の会場を決める(2ヶ月前まで)

オレンジのアンダーラインで引いた部分が、結婚式二次会の最初の準備内容になります。

結婚式二次会の会場決めを、少なくても2ヶ月前までに完了しておくと、今後の準備がスムーズにいきます。
※人気会場や、人気日(大安日)などは、早く予約が埋まりますので、注意が必要です

STEP1:~2ヶ月前までに準備するべきこと

前の文章でご紹介した、『招待アナウンス』、『暫定人数把握』、『結婚式二次会の会場決め』は、2ヶ月前までに完了させましょう。

その他にも、2ヶ月前までに決めておきたい内容としては、幹事を決めて依頼をすることです。

結婚式二次会の最初の準備である招待アナウンス・暫定人数把握については、『結婚式二次会の準備は出欠確認から始めるべき4つの理由』で詳しくご紹介しています。

結婚式二次会の幹事を決めて依頼をする

友人に幹事を依頼する場合は、なるべく早い段階でお願いをし、充分な準備時間を設けるようにしましょう!

友人に幹事を依頼する時の注意点としては、新郎新婦さんがどこまで準備に関わるか決めることが重要です。
なぜなら、新郎新婦さんの準備に関わる内容次第で、友人幹事さんの負担も大きく変わってくるからです。

この後に、具体的な準備内容をご紹介していきますので、新郎新婦さんでできる内容を事前にまとめて、友人へ幹事を依頼しましょう!

友人の負担をかけないなら幹事代行を検討してみる

ゲストみんなで結婚式二次会を楽しんでほしいなぁ

とお考えの新郎新婦さんは、幹事代行を是非ご検討下さい。

幹事代行に依頼すると費用が発生してしまいますが、友人へ幹事を依頼した場合にもお礼代などで費用が発生します。
また、幹事代行の業者に依頼をすると、気を使わずやりたいことをお伝えするだけで、事前準備も当日もスムーズに進み、盛り上がる結婚式二次会を演出できます。

STEP2:2~1ヶ月前までに準備するべきこと

ハッピーウェディング

開催日の1~2ヶ月前に、結婚式二次会の内容を具体的に決めていきます。

結婚式二次会の進行スケジュールを決める

結婚式二次会当日の進行スケジュールは、当日の盛り上がり度に大きく関わってきますので、しっかりと決めておく必要がございます。

結婚式二次会の内容(進行スケジュール)については、『結婚式二次会の内容はこう決める!実例を基にプランナーが解説』をご参考にして作ってみて下さい^^

余興内容を決める

結婚式二次会で実施したい余興を決めましょう!
余興内容(コンテンツ)としては、ゲーム、ケーキカットなどのセレモニー、映像上映、バンド演奏、友人による出し物など、色んな内容がございます。

結婚式二次会の貸切時間は限られているため、色んな内容を詰め込みすぎると歓談が短くなってしまいますので、注意をしましょう。

特に余興ゲームは時間が押しがちに・・・。
全体の進行スケジュールのバランスをみて、最適な余興ゲーム内容を考える必要がございます。

手配・購入が必要なアイテムを確認

大まかな進行スケジュールや、余興が決まったら、その内容に合せて必要なアイテムの確認をしていきましょう!

また、披露宴会場から結婚式二次会の会場へ運ぶアイテム(ウェルカムグッズなど)がある場合は、新郎新婦さんがリストを作成し、式場のプランナーさんと幹事さんに共有する必要がございます。

予算のシミュレーションをする

結婚式二次会の飲食プラン、会費金額で全体の予算シミュレーションを行いましょう。

シミュレーションをすることによって、景品代に充てられる金額を算出しやすいですし、新郎新婦さんの自己負担金額も把握することができます。

STEP3:1ヶ月前~1週間前までに準備するべきこと

大変な作業

1ヶ月前~1週間前になると、準備する内容ややることがたくさんございます。

出席のリマインド連絡をする

2~3ヶ月前に結婚式二次会の招待アナウンスをしており、この時点でまだ回答がない方や、保留状態の方がいる場合は、リマインドの連絡をしましょう!

ここでしっかりと確認の連絡をいれることによって、より当日の人数把握をすることができ、結婚式二次会会場への最終報告もスムーズに行えます。

結婚式二次会会場との打合せ(飲食プランや最終人数報告)

結婚式二次会の会場と、1ヶ月前を目安に打合せを行います。

ここで進行スケジュールが決まっていれば、店舗スタッフと共有ができ、スムーズに打合せが進みます。

最終人数やプラン報告の期限は、会場によって変わりますが、10日前~1週間前が多いです。
つまり、最終報告期限に合せて、しっかりと人数把握をしておくことが大切です。

景品や必要なアイテムを購入

ハートとミュージック

余興ゲームを実施する場合は、ゲームに必要なアイテムや景品の買出しをして準備をしていきましょう!

幹事さんにすべてお任せする場合は、予め必要な経費をお渡ししておくと、金銭トラブルなく準備に専念できるかと思います。

その他にも準備する内容としては、受付で必要なアイテム(おつり銭、金庫、筆記用具)、BGMなどがございます。

当日使う資料の作成&印刷

当日に必要な資料の作成と印刷をしましょう!

作成する資料としては、受付名簿・司会台本・進行表・BGMリスト(曲を流す順番やタイミングなどを記載)などござます。

特に受付名簿は、受付がスムーズに行えるように、あいうえお順に並び替えたり、会費ごとで列を分けるなど、みやすいように作成を心がけましょう!

結婚式二次会の準備は余裕を持って行いましょう

結婚式二次会までの準備をご紹介させて頂きましたが、意外とやることがたくさんありますよね・・・。
結婚式二次会を成功させるためには、必要最低限の準備となってきますので、ぬかりなくこなす必要がございます。

準備が遅れれば遅れるほど、友人幹事さんの負担が大きくなりますので、その場合は幹事代行をご検討するのもひとつの手です。

2次会エンタでは、2週間前にご依頼を頂いたこともございます。笑
当日の司会者やスタッフの空きがあれば、2週間前などでもお引き受けできますので、準備時間が短い場合は、是非ご相談下さい^^

少しでも幹事代行が気になった新郎新婦さんは、『結婚式二次会の幹事代行業者を賢く選ぶためのチェックリスト』を是非チェックしてみて下さい♪

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