結婚式二次会の準備を3STEPでプランナーが解説!

結婚式二次会

結婚式二次会の準備は、いつから始めたらいいのかわからない・・・

と悩む新郎新婦さんも多いかと思いますが、結婚式二次会の準備は、開催日から逆算して計画的に進めていくことが大切です。

今回の記事では、結婚式二次会を開催するまでに必要な準備を、3つの期間に分けてご紹介します!
・STEP1:~3ヶ月前
・STEP2:2ヶ月~1ヶ月前
・STEP3:1ヶ月~1週間前

2次会エンタプランナー・袴田

お笑い芸人が司会の幹事代行「2次会エンタ」で4年間プランナーを担当しています。
普段から結婚式二次会のサポートをしている私が、スムーズに当日を迎えるための準備順序をご紹介します!
しっかりと準備をぬかりなく進めていくことによって、安心して結婚式二次会を迎えましょう!

  • 結婚式二次会の準備は何をしたらいいのかわからない
  • 結婚式二次会の準備はいつ頃から開始するのかわからない

STEP1:~3か月前までに準備するべきこと

ブーケトス

まずは、結婚式二次会の3か月前までに行っておきたい準備内容をご紹介します。

既に3か月を切ってしまっている新郎新婦さんは、できるだけ早い段階でこれからご紹介していく準備を進めていくことをおすすめします!

結婚式二次会の仮ゲスト人数を把握する

まずは仮ゲスト人数を把握するために、結婚式二次会の招待リストを作成しましょう!

二次会では結婚式に比べると、出席回答率は下がる傾向にあります。
今までの経験からすると、招待人数に対して出席数は7割程度と想定した方が良いでしょう。(コロナ渦では更に下がることも…)

仮ゲスト人数を把握するためには、正式な二次会招待案内の前に、
・結婚式・披露宴も招待して、二次会も招待する予定の人
・二次会から招待したい人
の2パターンで、結婚式二次会を開催する旨を告知しておくと良いでしょう。

結婚式・披露宴も招待して、二次会も招待する場合

結婚式に招待をする場合の流れとしては、結婚式の4~5カ月前を目安に
1、ゲストのリストアップ→ココで人数調整のため、やむを得ず招待できなかった人は、二次会招待ゲストのリストへ
2、リストアップしたゲストへ結婚報告&結婚式に参列してもらえるか確認
3、結婚式の出席回答を貰えたゲストで、住所がわからない場合は確認しておく
となります。
※招待状を送るタイミングは3か月前前後

2の結婚報告と結婚式に参列してもらえるかの確認のタイミングで、合わせて二次会も参加可能か確認しておくと良いでしょう。

二次会から招待する場合

結婚式二次会から招待するゲストに対しては、二次会会場の検討時期である3か月前までには連絡しておくと良いでしょう。

二次会から招待するゲストへ対しても、まずは結婚の報告をして、二次会に出席が可能か合わせて聞きましょう!

出席できる、まだ出席できるかわからない、といったゲストへ対しては、改めて後日招待メール(案内状)で、開催場所や正式な時間をお知らせします、とお伝えします。
※仮ゲスト人数を把握したいだけのため、参加してもらえるかの意思確認程度でOK!

会場選定前に幹事を決めておくと今後の準備がスムーズ!

友人に幹事を依頼する場合は、なるべく早い段階でお願いをし(できれば会場選定前)、充分な準備時間を設けるようにしましょう!

会場によっては、幹事さんがやりたい内容ができないこともありますので、できれば会場の下見は幹事さんと一緒に行くことをおすすめします。
そのため、幹事さん(代表幹事1名だけでも)は、会場選び前の3か月前までには依頼しておきましょう!

ご友人ではなく幹事代行に依頼をご検討されている場合も、3か月前を目安に決めておくと安心です◎

幹事代行は短い期間で二次会準備をすることも可能な場合がありますが、会場の紹介や招待HP作成など、しっかりと準備を進めていくためには、やはり3か月前までに予約をしておくとベストです!

結婚式二次会の幹事代行について詳しく確認したい場合は、下記記事も合わせてチェックしてみて下さい。

結婚式二次会の会場を決める

結婚式二次会の仮のゲスト人数が把握できたら、次は結婚式二次会の会場を決めていきます。

結婚式二次会の会場選びのポイントは、大きく分けて2つになります☝
1、会場選びで重視する内容の優先順位をつけておく
2、下見前に確認しておくべき内容をまとめておく

1については、新郎新婦さんでどんなことを重視して、会場を決定するか優先順位を決めて、事前に意見をすり合わせておきましょう!

優先順位を決めたら、会場選びに譲れないポイントに合わせて、下見の際に確認しておくべき内容をまとめておきます。

この2つのポイントを抑えておくと、失敗しない会場選びをすることができます!

ただ、確認しておくべきポイントってなに?と疑問に持つ新郎新婦さんも多いかと思います。
どんなことを会場下見の際に確認しておくべきかは、別の記事でご紹介していますので、会場見学前に是非ご確認してください^^

予算のシミュレーションをする

結婚式二次会会場が決まったら、仮ゲスト人数と会場費、その他発生する費用なども考え、全体の予算シミュレーションを行います。

主に発生する費用としては、
・飲食代×参加人数(新郎新婦含む)
・会場費
・景品代
・その他備品(プチギフト、余興ゲームに必要なアイテムなど)
がございます。

予算のシミュレーションをして、ゲストの会費も決めておきましょう!

詳しく結婚式二次会で発生する費用を知りたい場合は、下記記事にてご紹介しています。

正式にゲストへ二次会招待案内を送る

会場と会費金額が決まったら、二次会に招待するゲストへ正式に案内状(案内メール)を送りましょう。

二次会の案内では、メールやlineなどのツールで行うことも多いですが、おすすめとしてはWEB招待状になります。

WEB招待状はオンライン上で出欠確認を確認・管理することができ、無料で使えるサイトも多いためおすすめです。

2次会エンタでも、2021年に新しくWEB招待状として活用できる『マリレポ』をリリースしました!
受付の仕事を軽減させるツールも備わっていますので(無料)、まだ招待状を出していない新郎新婦さんは、下記記事も合わせてチェックしてみて下さい。

STEP2:2~1ヶ月前までに準備するべきこと

ハッピーウェディング

開催日の1~2ヶ月前に行う、結婚式二次会の準備についてご紹介していきます。

ここまで説明した
・結婚式二次会の仮ゲスト人数把握
・幹事の依頼
・会場の予約
・ゲストへ二次会の招待案内を送る
を3か月前には終了し、2カ月前にこれからご紹介する内容の準備に取り掛かれるとスムーズです◎

結婚式二次会で実施したい内容(余興)を決める

結婚式二次会で実施したい内容を決めていきます。

■主な余興内容
・余興ゲーム
・バンド演奏やダンス余興などの出し物
・サプライズ
・映像上映(エンドロール、オープニング、プロフィールなど)

結婚式二次会に組み込みたい内容を決めておき、更にやりたいことの優先順位も立てておきましょう。

結婚式二次会の貸切時間は限られているため、余興をたくさん詰め込みすぎると歓談が短くなってしまいますので、注意をしましょう。

特に余興ゲームは時間が押しがちに・・・。
次に決めていく、全体の進行スケジュールのバランスをみて、最適な余興ゲーム内容を考える必要がございます。

結婚式二次会の余興については、下記記事にて詳しくご紹介しています。

結婚式二次会のスケジュール内容を決める

結婚式二次会の肝となる、全体のスケジュールを決めていきましょう!

二次会スケジュールで主に必要となってくる内容は、
・新郎新婦の入退場
・新郎新婦の最初のあいさつ・最後のあいさつ(謝辞)
・ゲストと会話を楽しむ歓談時間
・余興(ゲーム、映像、その他出し物)
・集合写真
などがございます。

結婚式二次会のスケジュールを決めていく際のポイントとしては、歓談の長さとタイミングになります。

歓談時間をうまく利用することで、パーティー時間を押すことなく、また参加ゲストの満足度も上がります。

歓談を入れるタイミングや長さを考慮して、進行スケジュールを作成していく方法については、下記記事をご参考にして下さい。

STEP3:1ヶ月前~1週間前までに準備するべきこと

大変な作業

1ヶ月前~1週間前になると、準備する内容や、やることがたくさんございます。

出席のリマインド連絡をする

結婚式二次会の招待アナウンスを完了していて、回答期限が近づいてもまだ回答がない方や、保留状態の方がいる場合は、リマインド(確認)の連絡をしましょう!

出欠回答の未回答者へ改めて連絡をする場合は、新たな情報があれば(コロナ対策やコンテンツ内容など)、追記してあげると、出席するかの検討材料にもなるため、おすすめです^^

■例えば…
『先日ご案内した私達の結婚式二次会につきまして、ご回答の期限まで1週間となりましたので改めてご連絡させていただきました。
当日は景品をご用意させていただいている他、コロナ対策として 会場入口に検温機の設置、参加者全員のマスク着用を徹底させていただいております。
このような時期ではございますが 皆様にお会いして直接結婚のご報告ができればと思いますので、是非ご参加いただけますようお願い申し上げます』

ここでしっかりと確認の連絡をいれることによって、より当日の人数把握をすることができ、結婚式二次会会場への最終報告もスムーズに行えます。

結婚式二次会会場との打合せ(飲食プランや最終人数報告)

結婚式二次会の会場と、1ヶ月前を目安に打合せを行います。

ここで進行スケジュールが決まっていれば、店舗スタッフと共有ができ、スムーズに打合せが進みます。

最終人数やプラン報告の期限は、会場によって変わりますが、10日前~1週間前が多いです。
つまり、最終報告期限に合せて、しっかりと人数把握をしておくことが大切です。

結婚式二次会の人数を確定するまでの流れについては、下記記事でご紹介しています。

購入が必要なアイテムを確認・手配

ハートとミュージック

結婚式二次会の内容に合わせて、準備していくアイテムの確認と手配をしていきます。

具体的には、
・景品
・余興ゲームに必要なアイテム(抽選ボックス、ビンゴ用紙、抽選用紙など)
・受付グッズ(ぺん、金庫、お釣り銭など)
・BGM
などがございますので、準備が必要なアイテムをリストで出し、余裕を持って手配をしていきましょう!

具体的な事前準備で必要なアイテム・資料については、下記記事にて詳しくご紹介しています。

その他、披露宴会場から結婚式二次会の会場へ運ぶアイテム(ウェルカムグッズなど)がある場合は、新郎新婦さんがリストを作成し、式場のプランナーさんと幹事さんに共有しておくことをおすすめします!

2次会エンタプランナー・袴田
2次会エンタプランナー・袴田

当日使う資料の作成&印刷

当日に必要な資料の作成と印刷をしましょう!

作成する資料としては、
・受付名簿
・司会台本
・進行表
・BGMリスト(曲を流す順番やタイミングなどを記載)
などがござます。

出席確認は新郎新婦さんで行うことが多いため、受付名簿は新郎新婦さんで作成し、データを事前に幹事さんへ送りましょう。

新郎新婦さんは二次会当日に準備に加わる時間はないため、必要なアイテム・資料は、幹事さんがまとめて一括で管理しておくとスムーズです。

ですが、準備をすべて新郎新婦さんだけが行い、当日だけ友人に運営を任せたい場合は、すべての資料やアイテム準備を新郎新婦さんで行う必要がございます。

その場合、結婚式二次会をほぼ幹事なしで準備を進める必要がございます。
幹事なしで二次会の開催するための方法は、下記記事にてご紹介しています!

結婚式二次会の準備は余裕を持って行いましょう

結婚式二次会までの準備をご紹介させて頂きましたが、意外とやることがたくさんありますよね・・・。
結婚式二次会を成功させるためには、必要最低限の準備となってきますので、ぬかりなくこなす必要がございます。

準備が遅れれば遅れるほど、友人幹事さんの負担が大きくなりますので、余裕を持って幹事さんの依頼をしましょう。

結婚式二次会の幹事さんの仕事については、別記事で詳しくご紹介をしていますので、合わせてご参考にして下さい。

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