【結婚式二次会の幹事】これで完璧!やることリスト&成功させるコツ☝

結婚式二次会

結婚式二次会の幹事を新郎新婦に頼まれた!
でも初めての幹事経験で具体的にどんなことをするのかわからない・・・。

二次会幹事さん
二次会幹事さん

とお悩みの幹事さん、結婚式二次会の幹事はたっくさんやることがあるため、まずはどんなことをするのか把握することが大切です。

結婚式二次会幹事の主な仕事内容は、
・結婚式二次会のスケジュール決め
・景品や余興アイテムなど必要な物を手配
・二次会会場決め
・進行表・司会台本などの資料作成
・二次会会場の装飾&片付け
・司会/音響/受付業務
・会場へのお支払い
など、ざっと並べただけでも、やることが多いのが一目でわかるかと思います。

これらの業務を幹事同士で協力し合い、結婚式二次会を成功させる必要がございます。

そこで今回は、結婚式二次会の現役プランナーである私が、幹事のやることを、事前準備と当日に分けて内容をご紹介します。
記事の後半では、結婚式二次会を成功させるためのアドバイスもご紹介していますので、少し長い記事ですが最後まで是非お読みください。

2次会エンタプランナー・袴田

お笑い芸人が司会の幹事代行『2次会エンタ』で、今まで100組以上の新郎新婦様をサポートさせて頂きました!
結婚式二次会幹事がやることは多くて大変ですが、やりがいもありますので、是非こちらの記事を参考にして頂き、二次会当日を成功させて下さい^^

また、幹事を友人に依頼した(しようとしている)新郎新婦様は、本記事でどこまでの範囲を友人へお願いするのか確認して決めましょう☝

  • 結婚式二次会の幹事はどんなことをするのか知りたい
  • 結婚式二次会当日を成功させたい
  • 友人にどこまでの仕事を頼んで、どこまでを自分たちで準備するか把握したい(新郎新婦)

結婚式二次会の幹事を引き受けたらまずやるべきこと

チェック

結婚式二次会の幹事を引き受けたらまずやるべきことをご紹介していきます。

幹事と新郎新婦で顔合わせをする

まずは幹事と新郎新婦さんで顔合わせをします。

幹事同士が知り合いのこともありますが、新郎友人、新婦友人とそれぞれ依頼していた場合は、初対面の方もいるかと思います。

そのため、今後スムーズに結婚式二次会の準備を進めていくにあたり、幹事と新郎新婦さんで顔合わせをして打合せをしていきましょう。

結婚式二次会のおおまかな内容を決める

幹事と新郎新婦さんで顔合わせをする日に、おおまかな結婚式二次会の内容を決めましょう。

結婚式二次会のおおまかな内容としては、
・どんな方を招待する予定なのか⇒友人のみ?上司なども呼ぶ?など
・どんな雰囲気で行いたいか⇒とにかくみんなで飲んで騒ぎたい!、着席型にしてゆっくり歓談を楽しみたいなど
と、新郎新婦さんの思い描く結婚式二次会の内容を聞き出していきます。

幹事と新郎新婦の仕事内容を決める

一般的な新郎新婦さんの仕事としては、下記3点になります。

  1. ゲストへの招待(新郎新婦さんしか連絡先を知らない方もいらっしゃるため)
  2. 会費金額の設定
  3. 結婚式二次会の会場決め(新郎新婦さん+幹事で選ぶと◎)

ご紹介した3点以外に、新郎新婦さんで作業する内容がある場合は、事前に幹事へ伝えておく必要がございます。

新郎新婦さんが行う仕事、幹事が行う仕事ははっきりと決めておくことによって、スムーズに準備を進めていくことができます!

結婚式二次会の幹事役割を決める

一番重要なことは、幹事の役割分担です。

結婚式二次会の幹事が行う役割としては、大きく分けて4つになります。

  • 全体をまとめる代表幹事
  • 司会者
  • 音響
  • 受付

どのポジションも重要な役割となりますが、代表幹事は最重要ポジションとなります。

代表幹事は結婚式二次会当日のスケジュールを把握し、事前準備も当日も、各幹事への指示役になります。

代表幹事が決まったら、備品の買い出しや資料作成など、誰が担当するのか、どんなスケジュールで進めていくのか話し合って決めていきましょう!

結婚式二次会で幹事がやること:事前準備編

それでは早速、結婚式二次会の事前準備についてご紹介していきます!

結婚式二次会の予算(会費)を決める

お金

まだ新郎新婦さんが会費金額を決めていない場合は、結婚式二次会の予算から決めていきます。

新郎新婦さんに希望会費金額を確認し、その上で自己負担無しで行いたいか、又は自己負担〇円までOK、などを確認していきましょう!

ここで全体の予算を決めていき、今後の結婚式二次会の会場選びや景品代に充てられる予算などが決まっていきます。

結婚式二次会会場を決める

会場とプロジェクター

予算が決まったら、その予算に合わせて結婚式二次会の会場を探しましょう。(新郎新婦さんから依頼されている場合)

ほとんどは、結婚式場からアクセスの良い会場を選ぶことが多いですが、エリアは新郎新婦さんに決めてもらうといいでしょう。

結婚式二次会の会場選びはとっても重要で、設備が整っていない、店員さんが協力的ではないなど、そういった場合はかなり二次会の運営がしづらいです・・・。

そのため、事前に会場下見前に確認しておくべきことを決めて見学することをおすすめします。
結婚式二次会の会場選びで役立つチェックシートを公開していますので、下記記事も是非ご参考にして下さい。

また、2次会エンタでは幹事代行をお申込みいただく前でも無料で会場のご提案をさせて頂いておりますので、お気軽にご相談下さい^^

ゲストに招待状を送る

ゲストへの招待はほとんどの場合は、新郎新婦さんで行ってくれます。
ですが、例えば新郎新婦さんへサプライズでパーティーを開催する場合は、幹事からゲストへ招待アナウンスをしましょう!

ここで重要なのは、送りっぱなしではなく、回答期限が近づいても未回答の人にはリマインド(確認の連絡)をしてあげることです。

結婚式二次会の招待アナウンスは、出欠確認が簡単なWEB招待状がおすすめです!
2次会エンタでも無料で使えるWEB招待状『マリレポ』を2021年にリリースしましたので、気になる方は下記記事をチェックしてみて下さい^^

進行内容を決める

進行スケジュール

いよいよ結婚式二次会の土台である、進行内容を決めていきましょう。

貸切時間内に、余興(ゲーム、映像上映、セレモニーなど)と歓談をバランスよく配分していく必要がございます。

ケーキカットやシャンパンタワーなどのセレモニー演出については、新郎新婦さんへやりたいことがあるのか事前に確認をしておきましょう!
進行スケジュールが決まった後に組み込むと、時間配分の練り直しとなってしまうため。

余興ゲームの内容を決める

余興ゲームは結婚式二次会の醍醐味ですが、時間が長すぎる内容はおすすめできません。
なぜなら、余興ゲームが長すぎると途中でだれてしまったり、歓談時間が短くなってしまい、新郎新婦さんとゲストの話せる時間が短くなってしまうからです。

そのため、余興ゲームは30分前後で終わるように時間配分をしていくことをおすすめします。

余興ゲームの内容は、
・ルール決め
・ゲストの移動があるか確認
・景品の受け渡し方法
など、内容をしっかり固めた上で、想定時間を把握しておきましょう!

景品・備品・BGM・お釣り銭を準備する

進行内容も余興ゲームの内容も決まったら、その内容に必要な備品や景品の手配をしましょう。

備品類は、二次会会場に事前に送ることができる場合がありますので、当日荷物を減らすためにも、予め事前に送れるか会場に確認してみましょう!

また、結構忘れがちなものとしては、お釣り銭です。結婚式二次会では、ご祝儀と違って、ぴったりに会費を準備している方はほとんどいません!
特に、会費を500円単位で設定している場合は、必ずお釣り銭の準備をしていきましょう。

進行表・司会台本・名簿作成

資料作成

いよいよ当日に向けて、資料作成をしていきます。

進行表は当日時間が押さないためにも、都度確認しながら進行していくのに重要な資料のため、幹事人数分とお店の人の分と印刷していきましょう。

司会台本にも、タイムスケジュール付きで台本を作成すると、司会者がより進行しやすいです。

受付用の名簿作成時は、必ずふりがなをふる、あいうえお順に並び替えて作成すると、スムーズに受付がしやすいです。

当日滞りなく結婚式二次会を進めるために、資料作成は丁寧に間違いがないように行っていきましょう!

事前準備で必要なアイテムや資料作成については、下記記事にて詳しくご紹介しています。

結婚式二次会会場へ最終確定を伝える

結婚式二次会の会場にもよりますが、最終確定は大体開催日の1週間前後に報告する必要があります。

プラン、人数、オプションなど最終報告を会場の担当者へ連絡します。
注意してほしいことは、最終確定後の変更はできないため、当日思ったよりキャンセルが増えた場合でも、発注した分はお支払いとなります。
想定人数より参加者が少なくなってしまうと、新郎新婦さんの自己負担に繋がりますので、人数はしっかり把握した上で、会場に報告をしましょう!

事前準備に不備がないか最終確認をする

チェック

最後に、準備に不備がないか確認します。

事前に準備するものや、手配する物のリストを作成しておくと、最終チェックの際に役立ちます。

結婚式二次会当日を成功させるためには、最終チェックもぬかりなく行い、当日を迎えるようにしましょう!

結婚式二次会で幹事がやること:当日編

事前準備を完璧に終えたら、あとは当日を迎えるのみ。

ですが、準備を完璧に行っても、安心してはいけません。当日もやることはたくさんあります!

結婚式場から二次会会場へ運搬する荷物をピックアップ

ウェルカムスペース

まず、幹事が結婚式・披露宴から参加している場合は、結婚式場から二次会に持っていく荷物を、プランナーさんから預かります。

預かる際にも、念のため持っていく荷物の内容を確認すると不備がなくなります。

結婚式場から二次会会場に持っていく荷物としてよくある物としては、高砂装花、ウェルカムグッズ、DVD(エンドロール、プロフィールムービーなど)です。

装花はすべて持っていこうとする場合がありますが、高砂用で1~2袋分あれば充分です。(装花は意外と重いので、なるべく少なくするといいですよ)

ウェルカムグッズも、結婚式で使ったものすべては二次会会場で飾れない場合がありますので、スペースを事前に確認した上で、飾れる分だけ持っていくようにしましょう。

引き出物+二次会用の荷物になるため、最小限に抑えられるように荷物は厳選してもらいましょう。

幹事で結婚式二次会会場のセッティング

二次会会場によっては、受付の30分前に幹事が入れる準備入り時間が設けられています。
そのため幹事は、準備時間に到着するようにして、結婚式二次会の準備を進めていきます。

受付前に行わなければいけない準備内容としては、
・会場装飾
・音響・映像確認
・受付準備
・会場スタッフと最終打合せ
と、受付が開始されるまでの30分間(会場によっては15分程度しかない)で行わなけばいけません。

当日慌てないためにも、事前に誰が何を準備するか、役割分担をして時間を有効活用して準備をしてきましょう!

新郎新婦のアテンド

新郎新婦

結婚式二次会の準備も終わり、受付をスタートした後は、新郎新婦さんと連絡をとり、何時に会場に着くか把握しましょう。

結婚式の時間が押して、新郎新婦さんが二次会に遅れることも多いです。
そのため、新郎新婦さんが何時くらいに到着予定か、遅れる場合は先に料理を出してしまっていいのかなど連絡を取り合って、臨機応変に対応をしていく必要がございます。

また、会場に控室などがない場合は、新郎新婦さんが会場に着き次第、荷物を預かり、入口に待機してもらって司会者に入場の合図をします。

二次会会場によっては、スタッフさんが入場のアテンドをしてくれる場合もあるので、協力的な会場を選ぶと幹事の仕事が減ります!

当日幹事の役割である受付/司会/音響の業務をこなす

マイク

結婚式二次会当日はそれぞれの幹事の役割をこなします。

■受付の仕事
–受付中–
・参加されるゲストの名前を確認⇒会費を預かる
–開宴後–
・遅刻者もいるため、しばらく受付で待機
・参加ゲストの人数集計+会費合計の計算
・会費金額の管理
–お開き後–
・会場へ飲食代金のお支払い
・新郎新婦さんへ余りの金額を渡す

■代表幹事
–受付前–
・各幹事へ指示出し
・会場スタッフと最終打合せ
–受付中–
・新郎新婦さんと連絡を取り合って、到着時間を確認
・入場のアテンド
–開宴後–
・時間が押していないか常に確認
・トラブル発生時は対応

■司会者の仕事
–受付前–
・マイクのチェック・テスト
・会場へ注意事項の確認
–受付中–
・会場の注意事項をアナウンス(クローク場所、お手洗いの場所、喫煙場所など)
–開宴後–
・時間が押さないように司会進行
–お開き後–
・ゲストが時間通りに退出できるように、アナウンスをし続ける

■音響の仕事
–受付前–
・映像と音響のチェック(投影確認・音のボリューム調整)
–受付中–
・歓談BGMを再生
–開宴後–
・入場曲、ケーキカット曲、退場曲をタイミングよく再生
・歓談の際は歓談BGMを再生

幹事同士で協力して会場の後片付け

無事、結婚式二次会がお開きしたら、安心!というわけにはいきません。

新郎新婦さんがゲストをお見送りしている最中に、会場の片付けをしていきます。

結婚式二次会会場の貸切時間は決まっていますので、その時間内までに誰もいない状態にしないと、新郎新婦さんが延長料金を払うことになってしまいます。

会場片付け+友人同士の会話が盛り上がって移動をしていない方に声掛けをして、貸切時間内に撤収できるようにします。

会場を時間内に原状復帰させて、新郎新婦さんと幹事含めてすべての人が会場外へでることが出来れば、結婚式二次会幹事の業務は終了となります!

結婚式二次会を成功させるためのコツ

最後に、未経験幹事さん必見の結婚式二次会を成功させるためのコツ・アドバイスをご紹介していきます。

進行スケジュールは歓談の時間をうまく活用する

乾杯

結婚式二次会の進行スケジュールで最も大切な時間は、歓談時間になります

余興ばかりを組み込んでしまい、歓談時間を短くすると、参加ゲストも新郎新婦さんも、しゃべる時間が少なくなってしまい、結果として満足度が下がってしまいます。

また、余興ゲームの後に歓談を必ず入れることをおすすめします!
なぜなら、余興ゲームの時間が押してしまった場合でも、後ろに歓談時間を入れておくことによって、時間の調整をすることができるためです。

余興ゲームが押した結果、退場時間が遅れ⇒撤収時間が貸切時間をオーバーしてしまうと、会場から追加料金を求められることも・・・。(新郎新婦さんの金額負担へ繋がります

新郎新婦さんと参加ゲストの満足度や、時間調整のためにも、歓談をうまく活用していきましょう!

幹事をサポートしてくれる幹事代行を検討する

幹事の仕事内容を確認して、やることも多く当日が不安…

二次会幹事さん
二次会幹事さん

幹事の仕事が多く、友人への負担が大きそうだなぁ…

と、感じた方は、私がプランナーをしている幹事代行『2次会エンタ』のサポートプランがおすすめです。

結婚式二次会の幹事代行というと、新郎新婦さんは友人へ幹事を依頼しないで、業者にすべてお任せする、というイメージが強いかと思います。

ですが、私がプランナーをしている2次会エンタでは、代行する範囲によってプランをご用意しているため、友人幹事を依頼済みでも問題ございません!
友人幹事をプロのスタッフがサポートさせて頂きます!

少しでも興味をお持ちいただいた方は、下記記事で詳しくご紹介していますので、是非ご参考にして下さい♪

また、姉妹サイト宴索blogでは、他幹事代行との徹底比較記事も公開しておりますので、幹事代行に興味がある方は、是非ご参考にして下さい!

結婚式二次会の幹事は思ったより大変な仕事

結婚式二次会の幹事は、想像よりやることも多く、大変な作業になります。

結婚式二次会の幹事は責任重大なため、当日お酒を飲んで他の友人と一緒に楽しみたい!という方は、正直引き受けない方が良いでしょう。
また、新郎新婦さんも気軽な気持ちで幹事への依頼は避けましょう!

結婚式二次会の幹事を友人へ依頼した場合は、必ずお礼をすることが大事です!
幹事へのお礼については、下記記事も合わせてチェックしてみて下さい^^

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