結婚式二次会幹事のやること【現役二次会プランナーが教えます】

結婚式二次会

プランナー・袴田
プランナー・袴田

幹事代行「2次会エンタ」にて、結婚式二次会のプランナーをしている袴田です。

結婚式の準備に忙しい新郎新婦さまを、当日まで徹底サポートします^^
友人幹事さんに頼むのと変わらないくらい、アットホームで楽しい結婚式二次会を一緒に作り上げていきたいです!

早速ですが、結婚式二次会の幹事がすごく大変なことはご存知でしょうか?

気軽に友人に幹事を依頼したり、気軽に幹事を引き受けてしまうと、後々後悔することに・・・。

今回は、幹事は何をすればいいのかを、現役二次会プランナーの私がご紹介していきたいと思います!

こんな新郎新婦さん・幹事さんにおすすめの記事です

新郎新婦さま
新郎新婦さま

・二次会準備はどこまでを友人に頼もうかな?
・初めて幹事を引き受けるけど何をしたらいいんだろう(友人)
・幹事を新郎新婦から依頼されたけど、自分に務まるか不安、、、(友人)
・結婚式二次会の進行内容はどうやって決めよう

幹事を引き受ける前に確認しておくこと

結婚式二次会の幹事を経験したことがない方に、幹事を引き受ける前に新郎新婦さんに確認してほしいことをお話していきたいと思います!

具体的にどこまでのことをするのか新郎新婦に確認

最も重要なこととしては、どこまでの二次会準備(又は当日の業務)を依頼しているのかです。

「結婚式二次会の幹事よろしく」だけでは、当然どこまでやればいいのかわかりません。新郎新婦さんによっては、事前準備から当日の運営まですべて任せたい、もしくは事前準備は新郎新婦さんでやって、当日の運営だけ任せたいなど、人によって任せたいことが様々です。ここでちゃんとどこまでの範囲をする幹事なのか確認しないと、大変な思いをするのは幹事さんです。

幹事を引き受ける前に、具体的に業務内容を聞くと良いと思います。特に仕事などで忙しかったり、二次会までの期限が短く準備時間があまりない場合、下手に受けてしまうと台無しになる恐れも、、、。

事前の確認はしっかりとしましょう!!!!

幹事の人数

先ほどの、具体的にどこまでの業務をするのか把握した上で、更に幹事の人数は何名いるのか聞きましょう。

人数がいればいるほど、1人の負担が減り幹事の業務も楽になります。ただ、多すぎるとまとめたり指示したりなど、そういった全体をまとめる幹事さんも必要になってきます。

結婚式二次会の招待人数にもよりますが、受付、司会、音響、代表幹事(ディレクション)各最低1名ずついると安心です。

もしも、自分1人だけにしか頼んでいないと言われた場合は、人数を増やしてもらうように新郎新婦さんに相談してみて下さい。

結婚式二次会で幹事のやることマニュアル:事前準備編

それでは早速、結婚式二次会の事前準備についてご紹介していきます!

正直、最初からすべてやる場合はかなり大変ですので、序盤でお伝えした、引き受ける前にどの程度を任せたいのか事前に新郎新婦さんに聞くことが必須です。

結婚式二次会の予算(会費)を決める

結婚式二次会の全体の予算をまず決めましょう!

予算や会費については、新郎新婦さんと相談しながら決めると良いです。

自己負担なしで二次会をしたいや、自己負担○円まで大丈夫など、景品はこんなものを入れたいなどなど、まずは新郎新婦さんがどんな二次会をしたいか、予算の上限はいくらまでかを把握して、会費設定を行うといいでしょう。

会費設定(内訳)については、以前こちらの記事「結婚式二次会幹事の会費は無料にしよう!その理由を解説!!」でご紹介していますので、合わせてご参考下さい。

結婚式二次会会場を決める

予算が決まったら、その予算に合わせて結婚式二次会の会場を探しましょう。

ほとんどは、結婚式場からアクセスの良い会場を選ぶことが多いですが、エリアは新郎新婦さんに決めてもらうといいでしょう。(もしくは、会場選定は既に新郎新婦さんが済ませている場合も多いです)

結婚式二次会の会場選びはとっても重要で、設備が整っていない、店員さんが協力的ではないなど、そういった場合はかなり二次会の運営がしづらいです・・・。

結婚式二次会会場の選び方は、姉妹サイト「宴索blog 芸人司会者が教える、結婚式二次会の会場選びの3つのポイント!」にて詳しくご紹介しています。

ゲストに招待状を送る

結婚式二次会会場の予約が完了したら、招待する友人にアナウンスを開始します。こちらも新郎新婦さんが行ってくれているパターンもありますが、頼まれた場合は、Web招待状を活用するのをおすすめします。

ここで重要なのは、送りっぱなしではなく、回答期限が近づいても未回答の人にはリマインドをしてあげることです。

こうすることによって、結婚式二次会の参加率を上げていくことができます。

進行内容を決める

いよいよ結婚式二次会の土台である、進行内容を決めていきましょう。

貸切時間を考えながら、なるべく新郎新婦さんの理想の二次会内容になるように、スケジュールを組む必要があります。

結婚式二次会の進行内容の決め方は、後半で詳しくご紹介します。

余興ゲームの内容を決める

余興ゲームは結婚式二次会の醍醐味でもあり、内容次第では盛り上がったり盛下がったり、、、。ゲスト人数によっても、ゲームの特製を生かせるかなどあるため、ゲーム内容は慎重に決める必要があるでしょう。

景品・備品・BGM・お釣り銭を準備する

進行内容も余興ゲームの内容も決まったら、その内容に必要な備品や景品の手配をしましょう。

備品類は、二次会会場に事前に送ることができる場合がありますので、当日荷物を減らすためにも、予め事前に送れるか会場に確認してみましょう!

また、結構忘れがちなものとしては、お釣り銭です。結婚式二次会では、ご祝儀と違って、ぴったりに会費を準備している方はほとんどいません!特に、会費を500円単位で設定している場合は、必ずお釣り銭の準備をしていきましょう。

進行表・司会台本・名簿作成

いよいよ当日に向けて、資料作成をしていきます。

進行表は当日時間が押さないためにも、都度確認しながら進行していくのに重要な資料のため、幹事人数分とお店の人の分と印刷していきましょう。

司会台本にも、タイムスケジュール付きで台本を作成すると、司会者がより進行しやすいです。

受付用の名簿作成時は、必ずふりがなをふる、あいうえお順に並び替えて作成すると、スムーズに受付がしやすいです。

当日滞りなく二次会を進めるために、資料作成は丁寧に間違いがないように行うのがポイントです!

二次会会場へ最終確定を伝える

二次会会場にもよりますが、最終確定は大体開催日の1週間前後に報告する必要があります。

プラン、人数、オプションなど最終報告を会場の担当者へ連絡します。注意してほしいことは、最終確定後の変更はできないため、当日思ったよりキャンセルが増えた場合でも、発注した分はお支払いになります。そうなると、赤字になる場合もありますので、人数はしっかり把握した上で、会場に報告をしましょう!

事前準備に不備がないか最終確認をする

最後に、準備に不備がないか確認します。

特に、受付グッズや余興ゲームグッズに不備があると、大変です、、。

忘れ物がないか、準備は足りているかなど、事前にリストを作って、一つ一つクリアしていくことで、漏れがなく準備を進めていくことができます!

当日の結婚式二次会を成功させるためには、事前準備を怠らず丁寧に確実に進めていきましょう!!!

事前準備だけでこの仕事量があるため、これをみて大変そう、、、と思った方は、幹事代行を検討してみてはいかがでしょうか?2次会エンタなら、幹事様サポートプランもあるので、ニーズに合ったプランをお選び頂けます♪

結婚式二次会で幹事のやることマニュアル:当日編

事前準備を完璧に終えたら、あとは当日を迎えるのみ。準備を完璧に行っても、安心してはいけません。当日もやることはたくさんあります!

結婚式場から二次会会場へ持っていく荷物をピックアップ

まず、幹事さんが結婚式・披露宴から参加している場合は、結婚式場から二次会に持っていく荷物を、プランナーさんから預かります。

預かる際にも、念のため持っていく荷物の内容を確認すると不備がなくなります。

結婚式場から二次会会場に持っていく荷物としてよくある物としては、高砂装花、ウェルカムグッズ、ムービー(エンドロールムービーなど)です。

装花はすべて持っていこうとする場合がありますが、正直すごく見栄えを気にする新郎新婦さんを除いては、高砂用で1~2袋分あれば充分です。(装花は意外と重いので、なるべく少なくするといいですよ)

ウェルカムグッズも、結婚式で使ったものすべては二次会会場では飾れない場合がありますので、スペースを事前に確認した上で、飾れる分だけ持っていくようにしましょう。

引き出物+二次会用の荷物になるため、最小限に抑えられるように荷物は厳選しましょう。

二次会会場のセッティング

会場によっては、幹事さんが入って良い時間は違いますが、大体受付の30分前から入店が可能ですので、その時間に合わせてお店に向い、二次会の準備を進めていきます。

会場装飾、音響・映像確認、受付準備、会場スタッフと最終打合せなどをして、受付前までにすべて準備を終わらす必要があるため、慣れていないとかなり大変です。ですので、慣れていない幹事さんが多いときは、人数が多いと安心ですね。

新郎新婦のアテンド

準備も終わり、受付をスタートした後は、新郎新婦さんと連絡をとり、何時に会場に着くか把握しましょう。

結婚式後は色々とやることがあり、新郎新婦さんは遅れることがあったりしますので、時間通りに進めて大丈夫かは新郎新婦さんの到着時間次第です。

会場に控室などがない場合は、新郎新婦さんが会場に着き次第、荷物を預かり、入口に待機してもらって司会者に入場の合図をします。

協力的な二次会会場の場合は、スタッフさんが入場のアテンドをしてくれる場合もあるので、そういう所を選ぶと幹事さんは少し楽ですよ!笑

受付・司会・音響の業務をこなす

当日はそれぞれの幹事の役割を全うしましょう。

特に受付は、受付が終わったら楽しめるーと思っている方も多いと思いますが、意外とやることはたくさん、、、。

受付に遅れてくる人を待つ、集めた金額と名簿の人数が合っているか確認、新郎新婦にお金を預けるまでお金を管理しておく。任されている場合は、二次会会場へ来たゲスト人数を報告し、会場へのお会計を済ませないといけません。その後、残った金額を新郎新婦さんに渡すまでが業務になります。(恐らくお開きの後になると思います、、、)

司会、音響も本番中はずっとそれぞれの役割に徹しないといけないため、飲食を楽しむ暇はあまりないです。(お酒も中々飲みづらい、、)

二次会会場の後片付け

無事、結婚式二次会がお開きしたら、安心、、、というわけにはいきません。

新郎新婦さんがゲストをお見送りしている最中に、会場の片付けをしなければいけません。会場の貸切時間は決まっていますので、その時間内までに誰もいない状態にしないと、新郎新婦さんが延長料金を払うことになってしまいます。

会場片付け+友人同士の談笑が盛り上がり動かない人に声掛けをして、貸切時間内に撤収できるようにします。

結婚式二次会の進行内容の作り方

結婚式二次会の準備を進めていく中で、進行内容をどうすればいいか迷われる方向けに、当日のスケジュールの組み方についてポイントをご紹介します!

結婚式二次会の進行内容:鉄板の流れ

まず、大まかな鉄板の流れをご紹介します。

  1. 新郎新婦入場
  2. 新郎新婦あいさつ
  3. 乾杯の発声
  4. 歓談
  5. 余興ゲーム
  6. 歓談
  7. 謝辞
  8. 集合写真撮影
  9. 新郎新婦退場
  10. お見送り

進行作りが始めての方は、こちらをベースに作成してみてはいかがでしょうか?

その他、ケーキカットを入れたい場合は、乾杯後、もしくはゲーム前がおすすめです(パーティーの前半)

エンドロールやサプライズ映像などは、謝辞の前がおすすめです(パーティーの後半)

歓談と余興の配分を考える

新郎新婦さんがどんな結婚式二次会によって、進行スケジュールも大幅に変わってくるかと思います。

ゲストとゆっくりしゃべりたい場合は、歓談の時間を増やすために、余興はなるべく簡潔で時間が掛からない内容を1つ入れるくらいにしましょう。

一方で、色々な余興を入れたい新郎新婦さんは、1つ1つの余興がどのくらいの時間かかるかを考えて、スケジュールを組むようにします。

※余興の入れすぎは、会のメリハリがなくなってしまいますので注意が必要です

後半に歓談の時間を設けると時間調整しやすい

先ほどご紹介した、一般的な進行内容には、歓談が2回組み込まれています。

余興ゲームをする場合は、大体○分かな?と思っていても、当日予想以上に時間が押したり、ハプニングが起きたりなどがあります。そんな時でも、元々後半に歓談を入れている場合は、歓談の時間を少し削ったりして、時間調整が非常にしやすいためおすすめです!!!

結婚式二次会の余興

最後に、結婚式二次会でおすすめの余興をいくつかご紹介していきます!

二次会で盛り上がる余興ゲーム

結婚式二次会の醍醐味でもある、余興ゲーム。どんなゲームをするか迷いますよね。

2次会エンタでよくやる余興ゲームをご紹介しますので、是非参考にしてみて下さい♪

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. 2次会エンタでもよくやる余興ゲームです☺️ 新郎新婦クイズは、お二人のエピソードを聞いて、毎回オリジナルで作成しています✨ . . ▶︎2次会エンタでは、業界初1,500円〜の代行プランをご用意しました! . 6つのプランをご用意してますので、様々なニーズのお客様にあったプランがみつかります♪ . . ❣️インスタからのお問い合わせ限定 →月7組プロカメラマン無料★ ※写真を、2次会エンタのInstagramやHPでご紹介可能な方限定となります ※HPのお問い合わせフォームのクーポンコードに、【entainsta】と入力下さい . . まずは、初回無料出張相談からお気軽にお問い合わせ下さい💁‍♀️! (東京、神奈川、埼玉、千葉以外は要相談) リモート相談会も実施中!! お問い合わせはこちらから👇🏻 @2jikaienta . . . #結婚#結婚式二次会#二次会#幹事代行#二次会幹事代行#2次会#2次会エンタ#二次会エンタ#2次会ドレス#ウェディングドレス#ウェディング#ウェディングパーティー#プチギフト#装飾#プレ花嫁#花嫁#プレ花嫁2020#新郎新婦#貸切#貸切パーティー#司会者#お笑い芸人#結婚式二次会レポ#プレ花嫁さんと繋がりたい#余興#余興ゲーム#ビンゴ#ミッションビンゴ#チャレンジビンゴ

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その他のゲームも、新郎新婦さんのこんなゲームがしたい!という要望に沿って、提案させて頂いてます^^

ゲーム機のswitchを使ってマリカー対決したこともあります!笑

人数によって盛り上がり方が違うゲームや、景品数が少なめ、多めなどといった場合でもゲーム内容を選んでみて下さい。

ケーキカット+セカンドバイト

結婚式でされる方が多いケーキカット。結婚式二次会でもされる方は半数くらいいらっしゃいます^^

特に、二次会から参加するゲストが複数いる場合は、二次会でも再度ケーキカットも良いですね◎

ケーキカット後の、新郎新婦さんが食べさせ合うファーストバイトは、二次会の場合ではセカンドバイトとしてアナウンスします。

ケーキカットの他にも、変わったカットセレモニーがありますので、姉妹サイト「宴索blog」の【プレ花嫁必見】盛り上がる結婚式二次会のセレモニー6選!!の記事を是非ご参考下さい♪

感動の余興ムービー

結婚式二次会用で映像を作られる新郎新婦さんは少ないですが、余興のひとつとしておすすめのムービーをご紹介します。

エンドロールムービー

結婚式・披露宴の様子をまとめたエンドロールムービーは、結婚式二次会で流す新郎新婦さんも多いです。

受付中にリピート再生し、ゲストに開宴を待ってもらう間流すパターンもありますが、余興として組み込むなら、最後の新郎新婦謝辞の前に入れると流れがきれいです。

披露宴に出席したゲストは2回目になりますが、二次会から参加のゲストと、なんといっても新郎新婦さんご本人も見ることが初めてです。余韻があるうちに、大好きな友人に囲まれて、その日の一日を振り返り、最後二次会の謝辞へと移れます^^

新郎新婦へのサプライズ

こちらは幹事を任された方向けの文章になりますが、もし二次会の準備以外に時間がある場合、新郎新婦さんへのサプライズを考えてみてはいかがでしょうか?

披露宴・二次会に参加できなかったゲストからのメッセージビデオや、新婦さんのご両親からメッセージを頂くなど、作ることは大変かもしれませんが、それ以上に新郎新婦さんへ感動を与えられます。

複数人で幹事をする場合は、是非検討してみて下さい♪

まとめ:幹事を引き受ける前に仕事内容を把握してから判断しよう!

幹事の仕事は理解頂けたでしょうか?

細かく説明するともっとありますが、まずは本業の仕事をやりつつ、今回ご紹介した二次会準備ができるか考えてから引き受けましょう!

新郎新婦さんも友人に頼む前に、どこまで自分達でできるのか、または全部任せるのか考えて依頼してみて下さい。頼んだら頼みっぱなしはNGですよ!ちゃんとお礼も考えないと、今後の友人関係にひびができるかも・・・。お礼に関しては、以前upした「結婚式二次会の幹事へのお礼はどうする?【幹事の種類別に解説】」でご紹介しています^^

「やっぱり結婚式二次会の準備って大変なんだな、友人に頼みづらい、、、」と思った新郎新婦さん、「幹事経験が初めてで、二次会の準備と当日の運営が不安、、、」と思う幹事さん、安心して下さい!2次会エンタなら、幹事必要なしのフルサポートプランから、幹事さんをサポートするプランまで、様々な用途に合うプランをご用意しています!気になった方は、是非お気軽にお問い合わせ下さい♪

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