結婚式二次会の幹事代行業者を賢く選ぶためのチェックリスト

幹事代行, 結婚式二次会

結婚式二次会の幹事に困った際に、幹事代行サービスをいざ調べると、こんな悩みにいきあたります。

結婚式二次会の幹事代行を頼もうと思うけど、色んな業者があって、どこを選んだら良いのか分からない…

それもそのはず、googleで「結婚式二次会 幹事代行」と検索すると、1ページ目だけでも6社の幹事代行業者が見つかります。

(何とか、2次会エンタも1ページ目の10番目にギリギリ表示されていました、汗)

2ページ目以降にも次々と見つかる「2次会〇〇〇〇」と似たような名前の幹事代行業者。

それぞれのHPを確認しても、どれもまた似たような内容が書かれています。

  • 新郎新婦様の自己負担は0円!(ホントかな…)
  • 限定の無料特典あり!(ホントに限定なのかな…)
  • 結婚式二次会は我々に全てお任せください!(ホントに全部任せられるのかな…)
  • プロの司会者が二次会を盛り上げます!(ホントに盛り上げてくれるのかな…)
  • 先ずはお気軽に無料相談会へ!(絶対営業されるから、気軽に行けないな…)

また、検索上位に表示される幹事代行の口コミ(ランキング)サイトも、良い口コミもあれば悪い口コミ(主に高かった、対応が不誠実だった、など)もあって、結局どの幹事代行業者が自分に合っているのか分からない。

今回はそんな新郎新婦さんの疑問にお答えするため、2次会エンタのプランナーの立場から、結婚式二次会の幹事代行業者を選ぶ際の注意点と、どんな新郎新婦さんに2次会エンタを特におすすめしたいかを、ご紹介します。

2次会エンタにてプランナー歴3年目の岡田です。

公私ともに結婚式二次会に関わることが多い私が、できる限り公平な視点で、幹事代行業者を見極めるためのポイントを解説します!

  • 幹事代行は、結局何をしてくれて、何をしてくれないのか知りたい
  • 数ある幹事代行業者の中から、自分達にピッタリの業者を探したい
  • 2次会エンタって、他の会社と比べて何が違うのか教えて欲しい

目次

結婚式二次会の幹事代行業者のサービス内容を徹底解説

そもそも、結婚式二次会の幹事代行とは、具体的にどんなサービスが含まれているのでしょうか。

実は、基本的な幹事代行サービスの内容は、どの会社を選んでも大きな違いはありません。

結婚式二次会を滞りなく開催するために必要な、事前の準備から結婚式二次会当日の運営までを、ご友人幹事に代わって行ってくれるサービス、それが幹事代行です。

先ずは、幹事代行に対する理解を深めていただけるように、結婚式二次会当日までの時系列に沿って、一般的な幹事代行サービスを解説していきます。

2次会エンタの幹事代行については、こちらの記事『2次会エンタはココが違う!サービス・料金プランを現役プランナーが徹底解説』でご紹介しています!

幹事代行予約前の無料相談会

新郎新婦さんが幹事代行業者のご利用を決められた際に、先ず最初に行うことは、無料相談会への参加です。

幹事代行業者のサロンへ予約を取って参加するか、プランナーが希望の最寄り駅まで出張対応をしてくれるかは、会社によって異なります。

いずれにしても、幹事代行プランのお申込み前に、結婚式二次会に関する要望、疑問点などを直接プランナーにお伝えできる唯一の機会となります。

取り合えずノープランで参加するのもアリですが、折角なので事前に幹事代行業者のHPをさらっと確認し、質問点などをまとめておくと、より有意義な相談会になると思います。

2次会エンタの無料相談会は、私たちプランナーが新郎新婦さんのご都合に合わせて、ご希望の最寄り駅や、指定のカフェまで出張対応をしております。

業者のサロンに行くと、契約書を書くまで帰してくれなさそう…と心配される方は、出張対応の幹事代行業者をおすすめします。

結婚式二次会の会場探しサポート

結婚式二次会がイメージ通りのパーティーになるかどうかは、会場を予約した時点で半分決まると言っても過言ではないくらい、会場選びは重要なポイントです。

多くの幹事代行業者が、提携の貸切会場を持っているため、先ずはそちらの会場の提案と、お見積もりを貰うことができます。

問題は、幹事代行業者の提携会場で、条件やイメージに合う候補が見つからなかった場合です。

お二人の結婚式二次会会場に対するご希望条件を親身に聞いてもらい、提携外でも一緒に会場を探してくれる業者がおすすめです。

また、幹事代行業者へのお申込前に、既にご自身で会場を予約済みの場合も、幹事代行プランの金額やサービス内容に差が出ないか、確認をしておくことが必要です。

2次会エンタでは、幹事代行プランお申込前でも、新郎新婦さんのご希望条件に合った結婚式二次会会場を、無料でご紹介させていただいております。

もちろん、お客様ご自身でご予約された会場にて、2次会エンタの代行プランをご利用いただく際に、料金が割高になることもございません。

ゲストに送る招待状ホームページを作成

結婚式二次会では披露宴とは違い、ゲストへの出欠確認を紙ではなくメールや電話で済ませてしまうケースが殆どです。

そこで便利なのが、お二人の専用WEBサイトでゲストからの出欠回答が集められる「招待状ホームページ」です。

幹事代行業者が独自で招待状ホームページを開発されている場合もありますが、現在は無料でお洒落なデザインのサービスがいくつかありますので、そちらを使っていただいても問題ございません。

いずれにせよ、幹事代行業者がお手伝いできるのは、ホームページのアカウント作成や内容の編集までで、実際にゲストへURLをお送りするのは新郎新婦さんのお仕事となります。

稀に、ゲスト全員のメールアドレスを共有して、案内を送る作業まで代行してくれる幹事代行業者もいますが、ゲストから良いお返事をいただくために、案内は直接新郎新婦さんから送ってもらうことをおすすめします。

ゲストへの出欠確認のご案内は、結婚式二次会の開催2か月前を目安に送っていただくことをおすすめします。

あまり早すぎても保留にされてしまいますし、遅すぎると他の予定とバッティングして欠席が増えてしまいます。

どうしても参加してもらいたいご友人や、披露宴にも参加いただく方には、口頭で「二次会もあるから予定空けておいて!」と伝えておくだけでも、参加率は変わってきますよ!

事前の打合せで進行内容を確定

幹事代行プランを正式に申し込みされた後は、結婚式二次会開催1ケ月前を目安に、担当プランナーとの打合せがございます。

ここでは、結婚式二次会当日のタイムスケジュールの他、余興ゲームの内容、BGM、手配が必要なアイテムなど、確認事項を担当プランナーから説明・提案を受けることになります。

特に新郎新婦さんが結婚式二次会に対してご要望がなければ、担当プランナーに進行をまるっとお任せいただくこともできます。

もちろん新郎新婦さんの結婚式二次会に対するこだわりをプランナーにお伝えして、対応が可能か確認したり、イメージのみをお伝えしてプランナーからアイデアを提案してもらうこともできます。

ただし、幹事代行業者や予約した会場によっては、進行や余興内容に制限があり、ご要望の内容をお受けいただけないケースもございます

そうならないように、結婚式二次会で絶対にやりたい内容が決まっている場合は、お申込前の無料相談会の際に、対応が可能か幹事代行業者のプランナーに確認しておくと良いですね。

事前打合せでは、新郎新婦さんから様々なご要望をいただきます。
一番多いのは、余興に対するご要望です。
「ゲーム機を持ち込んでゲストと対戦したい!」「新婦へのサプライズで、新郎と友人が宝塚風の演劇をやりたい!」などなど。
できる限りお二人のご要望が叶うように、進行上のご注意点や、スムーズな流れをご提案・アドバイスさせていただきます!

必要なアイテムの手配

事前の打合せでタイムスケジュールが決まったら、結婚式二次会の当日までに必要な各種アイテムを、幹事代行業者がお二人に代わって手配をします。

景品やチェキのフィルムなどの消耗品は、幹事代行業者によっては有料だったり、新郎新婦さんにてお持ち込みが必要だったりします。

また、結婚式・披露宴で使用したDVD・CDや装飾物に関して、結婚式二次会でもご利用される場合は、幹事代行業者のスタッフが代わりに二次会会場まで運んでもらえるかも、確認しておくと良いですね。

結婚式二次会の会場との窓口

意外と面倒なのが、予約した結婚式二次会会場への連絡です。

一般的には飲食店を結婚式二次会会場に使用するケースが多いと思いますが、ランチタイム、ディナータイムは電話が中々繋がらなかったり、パーティー担当者不在で折り返しを待たなければいけないこともしばしば。

料理プランやケーキなどのオプション、最終人数などは、会場側が指定する期限内に連絡を入れておかないと、当日手配が間に合わない場合もございます。

そんな会場への連絡・確認事項を、お二人に代わって漏れなく対応いただけるのも、幹事代行サービスをご利用されるメリットの一つです。

結婚式二次会当日の運営

いよいよ結婚式二次会当日。

事前の打合せ内容に基づいて、幹事代行業者のスタッフが結婚式二次会が滞りなく進むように、役割分担をしながら運営していきます。

担当プランナーが進行・スタッフを管理

結婚式二次会当日も、パーティーを指揮する担当プランナーが現場に最低1人は入ります。

特に役割を持っていない場合もありますが、基本は他の役割を兼任しながら、会場のスタッフさんや他の幹事代行スタッフへの指示出しを行います。

新郎新婦さんや、ご友人幹事(余興の担当者など)がいらっしゃる場合はその連絡窓口も、担当プランナーが対応しますので、最も重要な役割の1人です。

結婚式二次会のキーパーソン・司会者

結婚式二次会当日、主役の新郎新婦さんの次にゲストからの注目を浴びるのが、司会者です。

司会者がスムーズにスケジュールを進め、ゲストや新郎新婦さんとの一体感を演出できるかどうかで、結婚式二次会自体の印象はガラッと変わってきます。

新郎新婦さんが幹事代行業者のご利用を検討されるキッカケも、この司会者を誰に頼むかに悩むとことから始まるケースも多く、当然幹事代行業者を選ぶ際にも、どのような司会者がいるかは、重要なポイントになってきますね。

あくまでも個人的な意見ですが、結婚式二次会の司会者は女性より男性をおすすめします。
お酒が入ったゲストを上手く誘導するのは、ある意味「体力」も必要になってきますので、経験豊富な男性司会者だと安心です。

どうしても女性司会者を立てたい場合は、男女ペアの司会を立てると良いかと思います!

影の支配者・音響スタッフ

意外と重要さを理解されていないのが、この音響操作スタッフです。

最近はスマホやタブレット端末などで、簡単にBGMや映像を流すことができるので、誰でも対応ができると思われがち。

ただ、結婚式二次会の進行、タイミングに合わせて再生をするのは、意外と難しいものです。

特に、新郎新婦さんご入場時に流すBGMや余興の映像などは、タイミングが少し間違えただけで台無しにってしまうこともありますので、経験豊富な幹事代行業者のスタッフに任せられると安心ですね。

責任重大・受付スタッフ

ここで新郎新婦さんに質問です。

結婚式披露宴の受付と、結婚式二次会の受付では、どちらが負担が大きいと思われますか?

私は結婚式二次会の方が、断然負担が大きいと思っています。

結婚式の受付は、ご祝儀袋のお受取りのみで中身は確認せず、お名前の記帳などはゲスト自身が行うため、受付側でミスをしてしまう作業は基本的にありません。

結婚式二次会の場合は、名簿リストとゲストのお名前を照合し、適切な会費の案内と、会費の受け取り、お釣り銭の返金を対応します。

当然、間違った会費を案内してしまったり、お釣り銭を渡し忘れたりするなど、ミスが起こりやすいです。

特にお金に関するミスは、してしまった幹事さんがパーティー中ずっと引きずってしまうことを考えると、幹事代行業者に対応してもらった方が安心ですね。

理想の幹事代行業者を見極めるためのチェック項目10選

ここまでは、幹事代行サービスの基本的な内容をご紹介してきました。

どれか一つ欠けても結婚式二次会のスムーズな開催はできませんので、どの幹事代行業者にご依頼されても、細かい差はあれど全てサービスに含まれている内容かと思います。

それでは、ここからは幹事代行業者ごとに大きな差が生まれやすいポイントに絞って、お二人のご希望にピッタリのサービスを見極めるためのチェックリスト10選をご紹介します。

「自己負担0円」を徹底チェック!幹事代行料金の内訳

先ずは、幹事代行料金についてのチェックポイントです。

基本的には「自己負担0円」をアピールする幹事代行業者が多いですが、その内訳を細かく確認しておかないと、結局何十万円と持ち出しになることもあるのでご注意ください!

check❶プロデュース料金はかかるか

幹事代行プランをご利用されるにあたって、ゲストの人数に関係なく発生するのが、「プロデュース料金」です。

プロデュース料金は、0円から10万円以上と幅広い相場となります。

お支払いのタイミングは、プランのお申し込み時や、結婚式二次会お開き後のご精算時などまちまちです。

check❷会費上乗せ料金は一律か

結婚式二次会の幹事代行プランで最も一般的なのが、ゲスト会費に上乗せして発生する「会費上乗せ料金」です。

つまり、ゲスト人数が少なければ支払う代金も少なくて済むし、逆にゲスト人数が多いと代行料金も増えていきます

通常は、ゲスト人数が増えるとサービス内容(主に景品のグレード)も充実するケースが多いです。

また、ゲスト人数の増減によって、サービス内容ではなく、会費上乗せ料金を変動させる代行業者もいます。

「代行料金〇〇〇〇円から!」と案内された料金は、ゲスト人数が多い場合で、実際のゲスト人数で予約するともっと高い金額を提示される場合もあるので、ご注意が必要です。

「プロデュース料金」と「会費上乗せ料金」は、通常どちらか片方のみ発生するプランが多いですが、稀に両方掛かる幹事代行プランもあり、当然お支払する幹事代行料金も割高になります。

2次会エンタでは、「定額(7.7万円、12万円)プロデュース料金」と「会費上乗せプラン(1,500円〜3,000円)」がございますので、ゲストのご招待人数によってよりお得なプランをお選びいただけます!

大人数の結婚式二次会におすすめなプランについては、『100名の結婚式二次会なら申込率90%超え!幹事代行12万円プランが断然お得な理由』でご紹介しておりますので、是非合せてお読み下さい。

check❸追加オプション料金はかかるか

幹事代行の基本サービスとは別に、有料で手配が可能なオプションがいくつかあります。

代表的な追加オプションは、プロカメラマン、景品追加、ウェディングドレスレンタル、プチギフトなどがあります。

これらは幹事代行業者によっては、基本サービスに含まれていたり、後でご説明する「無料特典」の対象だったりするので、差が生まれやすいポイントです。

check❹その他の追加料金はかかるか

実際に打合せなどで話を進めていくと、思わぬところで追加料金が発生することがあります。

例えば、「アイテムの持込み料金」「パーティー時間の延長料金」などです。

本来は貸切会場にお支払いただくこれらの料金を、幹事代行業者から請求されることもあるようです。

「無料特典」を徹底チェック!必要なアイテムを見極める

結婚式二次会の幹事代行業者のHPをチェックすると、必ず目に入る「無料特典」の言葉。

私も「無料」という言葉にとても弱いので、大して必要に感じていなくても飛びついてしまいがちなのですが…

無料特典には、利用条件が付いてくる場合があります。

月〇組限定、その場でお申込みいただければ、〇〇円以上のプランをお申込みいただくと、などなどです。

後々になって、やっぱりあの特典いらなかったかな…とならないように、本当に必要な特典を吟味してから、幹事代行プランを申し込むようにしましょう。

check❺カメラマン無料特典は必要か

カメラマンが結婚式二次会の最中に、スナップ写真を撮影してくれるサービスです。

カメラマン特典を利用される際のご注意点は2つです。

プロのカメラマンかどうか

単に「カメラマン」としか記載がない場合は、プロではなく、幹事代行業者の社員(またはアルバイト)がデジカメで撮影することもあります。

当然、プロが高級な機材を使って撮影する写真と、社員がデジカメで撮影する写真とでは、クオリティに雲泥の差があります。

データを貰えるか

「撮影」は無料ですが、データが欲しい場合は1枚単位で購入してください、といった商法が、カメラマンの世界では少なくありません。

また、写真に残しておきたいセレモニーのシーンや、ゲストとの思いで写真を漏れなく撮影するためには、最低でも200カット以上は欲しいところです。

最近はスマホのカメラも性能が上がっていますので、プロではないカメラマン特典の場合、友人の写真とあまり変わらないクオリティだったりします。

そのため、写真に拘りたい新郎新婦さんは、プロのカメラマン特典か、プロカメラマンのオプションを購入することをおすすめします。

check❻ドレスレンタル無料特典は必要か

幹事代行業者が提供するドレスは

  • 自社で抱えるラインナップから、在庫やサイズが合えば無料
  • 提携ドレスショップのラインナップから

のいずれかとなります。

自社でドレスを抱えている場合は、品数が少なかったり、実際に試着してみるとイメージに合わなかったりと、結局他のドレスサロンから有料でレンタルするケースもあるようです。

ちなみに、クリーニング代は実費で掛かる場合もあります。

提携ドレスショップの場合は、実際にサロンに行って掛かった費用を全額または一部(ドレスのグレードに制限があるなど)を幹事代行業者が負担してくれます。

ドレスショップであれば、事前にHPなどでデザインも確認できますし、サイズやラインナップもある程度充実した中からお選びいただけます。

ただ、どちらにしてもデザインが合わない場合は、他で借りてくる必要がありますので、気に入るドレスがあればラッキー♪くらいに考えておいた方がよいかもしれません。

check❼景品無料特典は必要か

新郎新婦さんが一番気になる特典は、景品に何が入っているか?ではないでしょうか。

確かに景品内容は幹事代行業者で最も違いが出やすいアイテムの一つです。

その分、幹事代行業者のホームページを見ても、景品の詳細は書いておらず、無料相談会で初めて分かることが多いです。

もちろん景品が充実していた方がお得に見えますが、その分の費用は当然幹事代行料金に上乗せされています。

そのため考え方としては

  • 幹事代行料金が高くても景品の充実を優先するか
  • 景品は見劣りするけど、その分幹事代行料金が安い方を選ぶか

の選択肢となります。

幹事代行料金が安ければ、浮いた会費でご自身の好きな景品を追加購入することもできますので、「非売品の景品」でもない限り、料金が安い方をおすすめします。

以前お客様から「他の幹事代行業者さんの景品には○○が入っているけど、2次会エンタさんには入っていないんですね…」とご意見を頂戴しました。

ただ、具体的に幹事代行料金をシミュレーションさせていただくと、2次会エンタの方が費用が安く抑えられて、その分でお目当ての景品を購入してもまだお釣りが出る、なんてこともあります。(笑)

「安心サポート」を徹底チェック!スタッフの分業を確認

ここまでは、目に見える料金やアイテムのお話でしたが、次に目に見えない「サポート内容」のチェックポイントをご説明します。

実際に利用してみて初めて分かるサービスの質ですが、結婚式二次会の幹事代行の場合は、こんな点に注目すると、より自分に合った幹事代行業者を見つけることができるかもしれません。

check❽事前打合せのプランナーが当日も対応するか

担当のプランナーが途中で代わることは、ウェディング業界ではあるあるな話です。

幹事代行においては、

  • 無料相談会
  • 事前打合せ
  • 結婚式二次会当日

の担当プランナーが、全員代わるケースも少なくありません。

極端な場合、結婚式二次会当日は、知っている幹事代行業者のスタッフが現場に誰もいない、なんてこともあります。

打合せで伝えていた要望が、進行内容に反映されていない!とならないように、せめて事前打合せの担当プランナーが、結婚式二次会当日も担当してもらえると安心ですね。

check❾司会者と事前に会えるか

結婚式・披露宴では、当然司会者と新郎新婦さんが事前に打合せを行いますが、結婚式二次会の幹事代行では省略される場合が多いです。

結婚式二次会当日は、担当プランナーより司会者の方が、進行に与える影響は当然大きいかと思います

特にお酒に酔ったゲストへの対応や、余興の細かい注意点など、新郎新婦さんからのご要望は直接司会者にお伝えした方が、当日も安心できますよね。

2次会エンタでは、結婚式二次会当日を盛り上げるプロのお笑い芸人司会者が、事前打合せにも必ず同席しまして、セレモニーや余興の細かい演出などもご提案させていただきます。

司会者と担当プランナーが二人三脚で、準備から結婚式二次会当日までサポートさせていただきます。

check❿結婚式二次会当日のスタッフは何名体制か

結婚式二次会当日は、幹事代行業者のスタッフが何名体制でサポートしてもらえるかも、参考までに確認しておくと良いでしょう。

ただ、スタッフの数は多ければ多いほど良い、という訳でもありません。

ゲストの人数にもよりますが、司会者・音響スタッフ・受付スタッフの3人がいれば、当日の運営は問題なく対応できます。(そのうち、一人は担当プランナーが兼務)

逆に、負担が小さい仕事の一部を友人に頼むことで、幹事代行料金を割引してもらえる場合もありますので、予算が気になる新郎新婦さんはご相談してみてください。

幹事代行選びは料金とサービスのバランスを見極める

結局幹事代行サービスも、高い料金を払えばアイテム(特典)も充実することは間違いありません。

「一番お得な」幹事代行業者は、自分達がどのアイテムを必ず付けたいかによって、変わってきます。

逆に景品などは、最安値のネットショップなどから、よりお得に購入できる可能性が高いので、幹事代行料金を安く抑えられるプランが、最も景品を充実できるかもしれません。

ただ、料金の安さだけを追求してしまうと、プランナーの質や打合せの対応など、肝心のクオリティが下がってしまうことがありますのでご注意ください。

2次会エンタの無料相談会参加でハーゲンダッツギフト券が貰える

もし結婚式二次会の幹事代行についてご興味をお持ちいただけましたら、先ずは試しに無料相談会へ参加されることをおすすめします。

2次会エンタの無料相談会は、新郎新婦さんのご都合が良い最寄り駅まで出張対応しますので、平日のお仕事帰りや、週末の式場とのお打合せ前後の、隙間時間で手軽にお申込みいただけます。-

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