結婚式二次会の準備は出欠確認から始めるべき4つの理由

結婚式二次会

結婚式場も予約したし、そろそろ二次会の準備をはじめようかな
とりあえず二次会の会場探しから始めればいいのかな?

と多くの新郎新婦さんが考えがちですが、実は結婚式二次会の成功は、最初に何をするかが大きく影響してきます。

結論から言ってしまうと、結婚式二次会の準備を会場探しから始めることはおすすめできません。
まず最初に行うべきことは、出欠の(仮)確認です。

そこで今回の記事では、何故結婚式二次会の最初の準備を会場探しではなく、出欠の確認から行うべきなのかをご説明していきます。

2次会エンタプランナー

普段から結婚式二次会の幹事代行プランナーとして、新郎新婦さんから二次会準備をご依頼いただいている袴田です
結婚式二次会の準備の肝となる、出欠確認について、私が詳しくご紹介します。

  • 結婚式二次会は会場探しだけ最初に行って、それ以外は友人幹事にすべて任せる予定
  • 結婚式二次会の出欠確認はいつ頃から開始すればいいのわからない
  • 便利な出欠確認の方法を知りたい

結婚式二次会の準備は出欠確認から始めるべき4つの理由

1、会場選びで失敗をしないため

最初に人数把握をすると、人数に合った会場選びができます。

特にコロナ渦の現在は、人数に適した広さの会場選びが重要になってきます。

通常結婚式二次会の会場は、レストランやカフェなどの飲食店を予約されることが一般的でしょう。
飲食店はレイアウトやテーブルの数・サイズまで自由にアレンジが可能な結婚式場と違い、適正人数の幅がそれほど大きくありません。
特に、想定より大幅に参加人数が減ってしまった場合は、当日の会場が閑散としてしまい、ガラガラで寂しい雰囲気のパーティーとなってしまいます。

でも、開催会場が決まっていないと、招待状を作ることが難しいのでは?

と疑問に持つ新郎新婦さんもいるかと思いますが、結婚式二次会の出欠確認をする際に、開催会場を招待状(またはメール)に明記する必要は、必ずしもありません
なぜなら、招待を受けたゲストが、開催会場を出欠の判断基準にされることは少ないかと思います。(恐らく、高級感のあるレストランなら行きたいけど、カジュアルなカフェならやめとこうかな、なんて方はいないですよね?)

ゲストが結婚式二次会に参加されるかどうかは、
・開催日時に他の予定が入っていないか
主役のお二人を祝ってあげたい気持ちがあるかどうか
で決まります。
また、遠方から招待されるゲストがいらっしゃる場合は、大よその場所は明記してあげると親切です。
例えば、結婚式場と同じ最寄り駅、や、○○駅から15分圏内、くらいで良いと思います。

招待する方法としては後半でもご紹介しますが、会場が決まった後にも情報更新することができるWEB招待状の活用がおすすめです^^

2、新郎新婦の金額負担を防ぐため

出席人数をおおよその想定だけで会場選びをしてしまうと、新郎新婦さんの自己負担に繋がることになります。

会場を選ぶ際の基準として、多くの新郎新婦さんは、ざっくりと結婚式二次会に呼びたいゲストの数を頭で計算して、「〇人~〇人くらいかな?」と決めていらっしゃるかと思います。

しかし、私の経験上、そのように新郎新婦さんが想定されたゲスト人数は、実際の参加人数とは大幅に異なってしまうケースが少なくありません

大幅に参加人数が減ってしまった場合、問題となるのが先に予約してしまっている会場の「最低保証金額」になります。

飲食店を貸切予約する場合は、「最低保証金額」の条件が付く場合がほとんどです。
当日お店を貸切で利用するために、飲食代金の合計が最低保証金額を下回った場合は、その差額分を別途支払う必要が発生します。
つまり、想定した人数で最低保証を決めてしまっていた場合、大幅に参加人数が減って、飲食代金の合計が最低保証に満たない分は、新郎新婦さんが別途支払わなくてはいけません

そのため、新郎新婦さんの自己負担を防ぐためにも、先に出欠確認を取ることをおすすめしています。

3、欠席回答者が多くなってしまうことを防ぐため

正しいタイミングで出欠確認をすることで、欠席回答者が多くなってしまうことを防ぐことができます。

おすすめの招待アナウンスの時期は後半でご紹介しますが、例えば開催日1カ月前などのタイミングで招待アナウンスをしてしまうと、予定が入っているゲストも多いでしょう。
時期を見誤ってしまうと、招待されたゲストも予定の調整がしづらく、結果欠席回答者が多くなってしまいます。

そのため、結婚式二次会の準備はまず初めに出欠確認をし、余裕を持った招待アナウンスで欠席回答者を減らしましょう!

4、スムーズな幹事への引継ぎのため

結婚式二次会は、人数によって内容が変わります。

例えば、少人数の場合は歓談をメインに、大人数の場合は大人数で楽しめる余興ゲームをする、など人数に合わせた結婚式二次会の内容を考える必要がございます。

そのため、後から人数が変わってしまうと、友人幹事さんもタイムスケジュールを練り直すことになってしまいます。

また、会場を先に決めてしまうと、幹事さんがやろうと考えた計画が、会場側で制限が入ってできない可能性もあります。
そのため、スムーズな幹事さんへの引継ぎを行うためには、先ず初めに出欠確認をとって、できれば会場予約は幹事さんの要望も踏まえつつ、一緒に下見して決めることをおすすめします!

多くの新郎新婦さんの進め方
1.好みの雰囲気とざっくりとした人数で会場を決める
2.友人に幹事を依頼する
3.招待状の案内を出す

プロがおすすめする進め方
1.出欠確認を取って大よその人数を確定
2.友人に幹事を依頼する
3.幹事(代表)と一緒に会場を下見して予約する

賢い出欠確認のタイミングとやり方

結婚式二次会の準備は出欠確認から始めると良いですが、いつ頃から招待アナウンスをすればいいのかご紹介していきます。

披露宴の招待状送付直後がおすすめ

結婚式二次会の出欠は、結婚式・披露宴の招待アナウンス後、なるべく早くに案内しましょう!

同じ時期にアナウンスすることで、結婚式後の予定も空けてもらいやすくなります。

また、結婚式二次会の出欠を後回しにしてしまうと、結婚式の準備で忙しい新郎新婦さんは、後になって時間が足りなくなってしまうことも。
出欠の回答期間や確認期間を含め、充分な時間が必要なため、結婚式二次会の出欠は余裕を持って披露宴の招待アナウンス後にすぐ行うと良いでしょう。

披露宴なしの1.5次会は~3か月前までに

海外ウェディングや、挙式しか行わず、1.5次会パーティーをお考えの新郎新婦さんは、開催日の~3か月前を目安に出欠確認がおすすめです。

招待アナウンスが早すぎてもスケジュールが分からず回答が難しいですが、1~2カ月前だと既に予定が入ってしまっている方もいらっしゃるかと思います。
そのため、3か月前が一番予定の調整もしやすく、ベストなタイミングとなります。

結婚式二次会、1.5次会含め、出欠確認までの流れとしましては、
1.挙式・披露宴の招待アナウンス
2.結婚式二次会の招待アナウンス(1回目)
3.幹事を決める
4.結婚式二次会の会場予約
5.1~2カ月前を目安に未回答者や保留の方に出欠確認のリマインド(2回目)
という流れになります。

出欠確認は2回に分ける

先ほどご紹介した流れのように、出欠確認を2回行うとより確実に人数を把握することができます。

結婚式二次会の貸切利用の場合、1週間前などに店舗へ最終確定人数(確定以降の人数変更不可)を報告するため、しっかりと事前に人数を把握する必要がございます。

まず、1回目の招待アナウンスでは、会場予約をするために、おおよその人数を把握することができます。
2回目の1~2カ月前に未回答者や保留のゲストに対して、リマインド連絡することによって、直前のキャンセルや出席を未然に防ぐことができます。

結婚式二次会の出欠確認の方法

最後に、結婚式二次会の招待をゲストに送る方法についてご紹介します。

返信ハガキ

結婚式・披露宴のアナウンスは、返信ハガキを利用する新郎新婦さんが多いかと思いますが、そこに同封をして結婚式二次会もアナウンスするという方法がございます。

紙で残るため、期日の確認をしやすいですが、結婚式二次会から招待するゲストがいる場合は、改めてハガキを作成する必要があり、ハガキや切手代などの追加コストが発生します。
また、結婚式二次会からのゲストに改めて住所を聞く必要があるため、結婚式二次会から招待するゲストが多い場合は手間がかかるでしょう。

また、新郎新婦さんは、結婚式と二次会で混同しないように管理が必要となってきます。

メール又はline

結婚式二次会では、メール又はLine等のツールを使い、出欠確認も問題ないでしょう。

メールで招待案内をする場合は、
・誰に招待メールを送ったか
・回答結果(出席、欠席、未返信)
を別途管理する必要がございます。
Excelなどの表計算でリストを作成しておくと、管理もしやすいですし、当日名簿表の印刷もできるのでおすすめです。

コストも発生しないで手軽にできますが、上記のように返信の対処と管理に手間が発生してしまいます。
招待人数が少ない場合などには、おすすめです^^

おすすめ♡WEB招待状

最後にご紹介する方法は、一番おすすめなWEB招待状を活用することです。

WEB招待状はその名の通り、WEB上で出欠を取ることができるとても便利なツールです。

一般的なWEB招待状を作成する流れとしては、
・アカウントを発行
・管理画面で、結婚式二次会に関する情報を入力する
・招待したいゲストに、メールやLineでURLを送る(または、SNS上でURLを公開することもできますが、不特定多数に閲覧されてしまうので、事前に鍵垢にしておくなどの対応がおすすめ
・ゲスト自身がHP上から、名前や出席、欠席情報を入力
・管理画面に出欠情報がリストで保存される(そのまま印刷すれば当日の受付名簿に)
と、出欠状況を管理する手間がなく、新郎新婦さんの負担が少ないところが魅力です◎

メールやLineで送る方法との違いは、
・出欠情報が自動でリスト化され管理がしやすい
・ゲストがスマホ操作で簡単に出欠回答できる
・無機質なメール文章と違い、お洒落なデザイン
といった、メリットがございます♪

スマホ1つで簡単に作成でき、管理も楽なため、手間もなくおすすめです。

2次会エンタの自社オリジナルサービスで無料で作れる『マリレポ』がございますので、WEB招待状をご検討の新郎新婦様は是非お試しください♪

滞りなく結婚式二次会を準備するならまずは出欠確認

結婚式二次会の人数を把握すると、その後の準備を滞りなく進めることができます。

2次会エンタでは、自社のオリジナルサービス「マリレポ」でお客様の出欠管理を代行しております。
マリレポについては、『お洒落なWEB招待状ならマリレポ♡便利な受付機能など推しポイント紹介』で詳しくご紹介しています^^

その他、結婚式二次会の準備については、下記記事を是非ご参考にして下さい。

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