【無料公開】失敗しない結婚式二次会の会場下見チェックシート

結婚式二次会

2次会エンタプランナー

2次会エンタのプランナー袴田です。
結婚式二次会プランナーとして4年間、新郎新婦様のサポートとして、会場提案、オリジナルの進行表作成、ゲーム企画、当日ディレクションなどを担当してきました^^

結婚式二次会の会場を選び、何を重視して探していきますか?
『ナチュラルで明るい会場』、『高級感ある会場』など、会場の雰囲気で決められる新郎新婦様も多いのではないでしょうか。

ですが、会場の雰囲気以外にもチェックするポイントが、たっくさんあります!!

以前、新婦様の会場見学に同行をした際、会場担当者に色々と質問していたところ「自分だけだったらそんな質問内容思いつかなかったので、助かりました!」と仰って頂けました。

そこで今回の記事では、私たちプロのプランナーが使っている、会場見学時のチェックシートを無料でご紹介いたします。
実際に多くの貸切会場で、結婚式二次会に携わってきたプランナーだからこそ、気づけるチェックポイントをまとめております。

最後に、印刷してそのまま使っていただけるダウンロードファイルも公開しておりますので、これから結婚式二次会の会場選びで見学に行かれる新郎新婦様は、是非ご参考にしてみてください!

  • 初めての会場見学で何を確認したらいいのかわからない
  • 結婚式二次会の会場選びを失敗したくない
  • 会場選びはどのくらいの時期から探し始めたらいいのかわからない

プロが教える結婚式二次会で会場選びを失敗しないためのコツ

結婚式二次会の会場選びをする際に、失敗しないためのコツをプロのプランナーがご紹介します☝

結婚式二次会の会場選びに必要な準備をする

会場探しをする前には、ゲスト人数把握とどんな結婚式二次会にしたいか(余興や演出など)、内容をある程度決めておきましょう。

結婚式二次会において、最も多い会場予約に関する失敗談は、予約時の想定人数と、実際の参加人数に大きな差が発生してしまうことです。

もし参加人数が想定より大幅に減ってしまうと、お店の最低保証金額(貸切利用する際に最低限必要となる飲食代金の合計金額)に達しなくなり、差額分を新郎新婦様が自腹で払うことになります。

そのため、新郎新婦様の自己負担がなるべくでないようにするためにも、会場選びの前に出欠確認ができているとベストです。

事前にゲストへ出欠確認をする場合は、WEB招待状機能がおすすめですので、『お洒落なWEB招待状ならマリレポ♡便利な受付機能など推しポイント紹介』の記事も合わせてチェックしてみて下さい♪

また、どんな結婚式二次会にしたいか内容((余興や演出など)をある程度固めておき、妥協できる所と譲れない所を把握して、優先順位を決めておきましょう!

必ず担当者と打合せできる日程で下見調整をする

次に、会場下見の際は、必ずパーティー担当者がいる日時で調整をしましょう。

会場を見るだけでわかるのは、内容や外装などの雰囲気だけになります。

会場選びで後悔しないためにも、事前に担当者に質問をする内容を決めておき、下見の際に確認できるようにしておきましょう!

会場下見を担当者がいる日時で調整する場合、自分たちの都合が良い日程ではすぐに調整できない可能性もございます。
また、複数会場を下見する場合は、1日で周りきれないこともございますので、そういった点で下見調整は手間と時間がかかることを覚悟しておきましょう!

2次会エンタでは、無料の会場提案サービスも行っておりますので、是非ご活用して下さい^^

複数会場を下見して比較検討をしよう

結婚式二次会の会場下見は、複数会場の見学をおすすめします。

なぜなら、他の会場と見比べることによって、はじめて見えてくる欠点や良いところがあるからです。

例えば、会場の広さや、会場のサポートレベルなどが挙げられます。

実際に複数会場を下見して、パーティー担当者に質問をし、比較検討をすることによって失敗しない会場選びをすることができます!

ただ、あまりにも下見する会場の数が多いと、その分手間と時間が発生しますし、迷い過ぎて決めかねる場合もございますので、おすすめとしては2~3会場程度になります。

結婚式二次会の会場予約のおすすめ時期

結婚式二次会の会場選び・見学~予約するまでの期間は、意外と長いため、余裕を持った行動が大事です!

結婚式二次会の会場選び~予約までに必要な期間は平均約1カ月!

結婚式二次会の会場選びをしっかりと行うと、平均1カ月ほどかかります。

・会場下見前の準備
・下見する候補会場を探す
・パーティー担当者がいる日程で下見を調整する
・複数会場の下見で比較検討
と順序を踏んで会場見学を行うと、1カ月前後は想定した方がいいでしょう。

1カ月ほどかかると想定し、期間を逆算し、結婚式二次会の会場選びを始めていく必要がございます。

結婚式二次会の会場予約は3か月前がおすすめ!

結婚式場に限らず二次会会場も当然ながら、人気会場から予約が埋まっていきます。

そのため、結婚式二次会の会場探しは早めに行っておき、見学する会場の候補を絞っておきましょう。

会場見学~予約までは1カ月かかると想定し、4カ月前に行動をして、3か月前には予約完了をしていると、今後の結婚式二次会の準備もスムーズに行えます◎

3か月を切ってしまうと、結婚式二次会会場は飲食店で行う場合が多いため、他の団体予約や一般の席予約なども入ってくる可能性があります。
1件でも予約が入ってしまうと、貸切は不可になりますので、3か月前までに予約完了をしていることがベストです!

ココを抑えれば問題なし!結婚式二次会の会場下見チェック項目紹介☝

よく結婚式二次会の会場を『雰囲気』だけで決めてしまう新郎新婦様も多いですが、後悔しないためにも、その他の条件も重視して下見していく必要がございます。

ただ、初めての会場見学だと、どんなことを確認すればいいのかわからない新郎新婦様も多いかと思いますので、下見でチェックするべきポイントを6種類に分けてご紹介します!

チェック❶:貸切の条件

まず初めに、下見する会場の貸切条件をしっかりと確認しましょう。

最低保証金額会場を貸切る際に必要な最低ラインの金額(利用人数×プラン料金で上回る必要がある)
貸切時間幹事の準備~撤収時間まで何時間利用できるのか確認
レイアウト受付、高砂、余興スペース、音響操作スペース、荷物置き場や料理台、ドリンク提供(カウンター)の位置や、新郎新婦入場の動線などを確認

最低保証金額と、貸切時間については、パーティー担当者が説明してくれることがほとんどですが、一番重要なポイントでもありますので、しっかりとメモをしておきましょう!

チェック❷:会場の設備

次に会場の設備についてですが、設備内容によって、当日の進行内容が左右される場合もございますので、幹事さんのためにも要確認です!!

映像プロジェクター・スクリーン/モニターなど。接続方法も確認(DVDプレイヤー有無など)
マイクマイクの本数。優先or無線
音響機材BGMの再生方法。(CD持込の必要があるのか、スマホから接続が可能か、ケーブルの種類)
控室個室や控室がある場合は、入場前の新郎新婦様の待機場所や着替えなどで利用ができます。裏導線があると入場もスムーズです。
バンド機材バンド演奏を希望する場合は、会場でレンタルが可能だと手配の手間が省けます
余興スペースステージの有無。ステージがない場合は、テーブルやいすがないスペースを確保できるか。
その他設備プチギフトかご、チェキ本体の貸出、ビンゴマシン、受付用金庫など。

その他、会場によって設備内容は大幅に変わりますので、具体的にやりたい演出や余興が決まっている場合は、必ず事前に対応できるかを確認しておきましょう。

チェック❸:コロナ対策レベル

コロナ渦では、会場でどこまでコロナ対策を行ってくれるのか確認していくことも必要となってきます。

料理の提供方法ブッフェ、大皿卓出し、個別盛り(個皿提供)
レイアウト立食対応の可否(コロナ渦では着席しか対応しない場合や、人数制限を設ける場合もございます)
検温入口での検温対応(機械の貸出or店舗スタッフが対応)
飛沫シート飛沫シートの有無、対応箇所
アルコール消毒設置場所
スタッフスタッフの感染対策は充分か
換気窓を開けられるか(地下だと難しい)、空気清浄機やその他換気システムなどの用意の有無

会場によっては、コロナ対策レベルはかなり変わってきますので、招待するゲストに安心して参加してもらうためにも事前に対策内容は確認しておく必要がございます。

また、料理の提供方法の補足になりますが、ブッフェのみしか対応が難しい場合でも、会場によってはスタッフによる取り分けサービスや、個別トングの準備があるところもございます。
ブッフェだからダメなのではなく、ブッフェの場合でもコロナ対策をしているかを確認しましょう!

コロナ対策が不安な会場では、追加で自分たちで対策を準備していく必要がございます。
ただ、コロナ対策の費用が別途発生してしまいますので、不安な方は検温機などを持込みで用意してくれる幹事代行に依頼するのも一つの手です。

2次会エンタプランナー
2次会エンタプランナー

結婚式二次会のコロナ対策については、こちらの記事『結婚式二次会のコロナ対策で絶対に気をつけたい注意事項12選』で詳しくご紹介しています。

チェック❹:オプション内容

オプション内容は、貸切飲食プラン以外にお店で追加注文できるメニューになります。

ドリンクの延長、ドリンクの追加ドリンクの追加については、記載がないメニューでも相談すると手配してくれる会場もあり
ウェディングケーキ会場で手配が難しい場合は、自分たちで準備する必要有り
シャンパンタワーシャンパンタワーはグラスが割れる、フロアが汚れる、といった理由でNGの会場もございます

他にも、お肉カットやハンバーガーカットなど、セレモニーで大活躍のオプションがある会場もございますので、是非お下見の際にはチェックしてみて下さい^^

チェック❺:貸切の規約について

貸切の予約をする前に、会場の規約はしっかりと確認しておく必要がございます。

特にコロナ渦では、緊急事態宣言が発令された場合、やむを得ず結婚式二次会の中止や延期をすることも…。
予約をキャンセルした場合など、後悔しないためにも、キャンセル規定や会場の規約は下見の際に確認しておくと安心です。

会場によって、キャンセル規定は大幅に変わりますので、コロナ禍での二次会の開催をギリギリまで検討したい場合は、キャンセル料の発生時期がなるべく遅い会場などが安心です。(だからといって気軽にキャンセルすることは、会場側にとっても迷惑になってしまいますので、キャンセルは慎重に!)

キャンセル規定は後々問題になる可能性が高いので、口頭での確認だけでなく、利用規約などの書面をもらっておくか、ない場合はメールの文章で残してもらうことをおすすめします。

チェック❻:会場のサポート面

最後に、会場のサポート面についてご紹介します。

特に幹事が未経験だったり、幹事を立てずに新郎新婦様だけで準備を進めたりする場合は、会場側でサポートしてくれると安心ですよね。

ですが、HP上などに、「専属プランナーあり」と記載があっても、どこまでサポートしてくれるかは会場によって異なります。

入場のアテンド入場の際のドアオープンや入場経路の案内など
ケーキカットのアテンドナイフやお皿、お手拭きなどの受け渡し
音響サポートCDやBGMリストを渡して、再生の対応サービスがあるか

上記でご案内したケーキカットのアテンドは意外と重要で、会場側がアテンドを行ってくれない場合は、新郎新婦様自らナイフを取ったり、お皿やスプーン(ファーストバイトをする場合)を取る必要がございます。
ですが、カット用のナイフやファースト(セカンド)バイト用のお皿やスプーンを新郎新婦様にタイミングよくスムーズに渡すのはコツがいりますので、しっかりとサポートしてくれる会場が安心です!

以前、幹事代行として入った会場で、ケーキのアテンドサービスどころか、ケーキをテーブルに運搬する作業さえ、行ってくれない会場もございました、、、。
これには私もびっくりでした(笑)
しっかりとアテンドサービスを行ってくれる会場や、ケーキの運搬もサポートしてもらえない会場もあります。
できれば、結婚式二次会当日に飲食の提供スタッフではない方が、専属で1人以上サポートしてもらえる方がいると安心です!

2次会エンタプランナー
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結婚式二次会の会場下見チェックシート:無料ダウンロードはコチラ

今回の記事でご紹介した内容はもちろん、その他細かなチェック内容をまとめた「会場下見チェックシート」を無料で公開しております♪

失敗しない結婚式二次会の会場選びのためにも、会場下見チェックシートをダウンロードして、会場見学に是非役立てて下さい!!

※送信画面後に、下見チェックシートのダウンロードボタンが表示されます

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