結婚式二次会の受付を頼む前に新郎新婦がやるべき6つのこと

結婚式二次会

結婚式二次会の受付を友人に頼むとき、どんな基準で選びますか?

〇〇ちゃんは、可愛いしいつも笑顔で、受付にピッタリ!

と、結婚式二次会の受付はこのような理由で決まることも多いです。

ですが、結婚式二次会の受付は、簡単そうにみえて実は大変で、責任重大なポジションなんです!

そのため、気軽に友人に受付を依頼してしまうと、思わぬトラブルが発生してしまうことも…。

そこで今回の記事では、結婚式二次会の受付経験がない新郎新婦さんや、幹事さんに向けて、事前準備~当日の仕事内容を徹底解説します。

また、後半では、結婚式二次会の受付をスムーズに行うためのコツを、6つご紹介します。
今回ご紹介する受付準備のコツを実践して頂き、受付を頼む予定のご友人の負担を少しでも減らしてあげて下さいね^^

2次会エンタプランナー・袴田

お笑い芸人が司会の幹事代行2次会エンタで、約4年間結婚式二次会プランナーをしています。
結婚式二次会では、全体をまとめるディレクションや、受付スタッフまで幅広く経験をしてきました。

二次会現場を多く経験してきたからこそわかる、受付の大変さや、スムーズに行うためのコツを今回はご紹介します!

結婚式二次会の受付に必要な事前準備

まず、結婚式二次会の受付の事前準備について、ご紹介していきます。

結婚式二次会の受付担当者を決める

結婚式二次会の受付は、誰に頼むかが重要になってきます。

受付=華がある人、というイメージで決めてしまいがちですが、結婚式二次会の受付は他に選ぶ基準がございます。
そこで、結婚式二次会の受付を選ぶ際のポイントをご紹介します☝

■お札を数え慣れている(又は計算が得意な人)

結婚式二次会の受付では、会費の金額を数えたり、一度に大量のお札を数える必要があります。
ここでお札を数え間違えてしまったり、大量のお札を数えるのに時間がかかってしまうと、トラブルに発展してしまうことがあります。

例えば、銀行の窓口をされている方や、レジ経験がある方、結婚式二次会の受付経験があるご友人がいる場合は、受付を頼まれてみてはいかがでしょうか。

■お酒を飲めない(または好きではない)方

結婚式二次会では、お金の計算や、大金を管理しておく必要がございます。
そのため、結婚式二次会の受付は(他幹事さんもですが)、お酒は控えるか最小限に留めておく必要がございます

お酒が大好きで、二次会は飲んで騒いで楽しもう!と考えていた方にとって、受付担当を任されることはとても辛い役回りとなってしまいます。

■披露宴出席者への受付依頼は避けよう

披露宴で受付をお願いした〇〇ちゃんに、二次会受付もお願いしようかな

と、披露宴受付と二次会受付を一緒に頼まれるケースもありますが、おすすめできません。

なぜなら、結婚式二次会の受付は、結婚式の受付より更に、負担が大きくなるからです。

具体的に、結婚式と二次会の受付では、どんなことが違うのかまとめてみました。

結婚式の受付結婚式二次会の受付
名前ゲスト自身が記帳名簿から名前を探してチェック
(名簿に無い場合は、名前を記入)
お金ご祝儀会費
預り方ご祝儀袋を預かる
(中身は確認しない)
指定の参加費を預かる
(金額を確認して、お釣りが必要な場合は渡す)
計算中身を確認しないので計算も不要参加ゲストの会費合計と手元のお金が合っているか計算
(もし計算が合わなかったら…)
場所静かBGMなどで声が聞き取りづらい
時間結婚式・披露宴が始まるまでゲストが全員揃うまで
(開宴後に遅れて来る方も多い)

いかがでしょうか?表でお分かりの通り、結婚式受付ももちろん大変ですが、更に二次会受付は負担が大きくなってきます…。披露宴出席者の場合は、かしこまった空間での気疲れや、金銭的にもご祝儀+会費の負担をしてもらっているはずです。
そのため、披露宴出席者に負担が大きい二次会受付を依頼することは、あまりおすすめできません。

また、披露宴時間が押した場合は、二次会の準備時間に間に合わない可能性もございます。受付の方が二次会会場にいないと、受付が始められないため、参加ゲストは会場の外で待ちぼうけとなってしまいます。

結婚式二次会の受付は、できるだけ二次会からの参加者から選ぶようにしましょう!

■複数人数に受付をお願いする

結婚式二次会では、受付にゲストが来る時間に偏りがございます。

特に、受付開始時間と開宴間際に一気にゲストが来ることが多く、慣れていない受付の方だと長蛇の列に焦ってしまう可能性があります。焦ってしまうと、お釣り金額のミスや、名簿チェック漏れなどに繋がることも…。

混雑を避けるためには、最低でも2名、可能であれば3名で対応することをおすすめします。

受付スペース的に3名が難しい場合は、1人はアシスタントして、何かトラブルが発生した場合に新郎新婦さんや他の幹事への伝達係を担当してもらいましょう。

結婚式二次会の受付に必要な備品を揃える

結婚式二次会の受付に必要な備品を、ご紹介します。

結婚式二次会の受付で必要な備品

・名簿:出席者リストをまとめ、印刷して受付の方へお渡しする
・金庫:会場側に置いてある場合があるため、事前に確認をしておき、ない場合は事前に購入する(鍵が付いているタイプであっても絶対に鍵はかけない。鍵を失くすと大変なことに…)
・筆記用具:意外と忘れがち!!ボールペーンを黒・赤など2色準備(出席ゲストのチェックを色分けするとカウントしやすい)
・電卓機:スマホの電卓機能も良いですが、アプリを立ち上げる必要もあるため、すぐ計算がしやすい電卓機を準備すると◎
・ゲームのアイテム:ビンゴ用紙や投票用紙など、受付でゲスト一人一人に必ず渡す
・付箋:絶対必要ではないですが、付箋を準備しておくと、何かメモをしたい時に役立ちます
・お釣り銭:当日の会費金額にあわせて、千円札や500円玉、100円玉を用意
・体温計:コロナ禍での結婚式二次会には必須となりつつあるアイテムです
・マスク:これも、コロナ禍では必ず予備を準備しておき、万が一マスクを忘れたゲストがいたら、渡せるようにしておきましょう

この中で、意外と忘れがちなのがお釣り銭です。結婚式・二次会当日(土日祝日)は、銀行の窓口が閉まっているので、前もって用意をしておく必要があります。(お釣り銭はピン札である必要はございません)

お釣り銭の準備を忘れてしまった!と当日気づいた場合は、銀行のATMで1万円を千円両替設定+9千円をおろすと、一度に千円札19枚確保できます!もしもの時は、この作業を×必要な分(ATM手数料はかかります)繰り返して対処できます^^
ただ、500円玉の準備が必要な場合は、必ず平日の銀行両替機で忘れず行ってくださいね!

2次会エンタプランナー・袴田
2次会エンタプランナー・袴田

また、ご紹介した備品は新郎新婦さんが用意するか、受付の方(又はその他の幹事さん)が準備するかは、事前に決めておきましょう。
ただ、名簿やお金が絡むお釣り銭に関しては新郎新婦さんで準備をして、前日までに受付の方にお渡しできてると◎

結婚式二次会当日に受付がやることリスト

受付を友人に頼む際は、結婚式二次会当日の受付作業も新郎新婦さんが把握して、依頼をしましょう!

受付でやることを新郎新婦さんが把握した上で、具体的にどこまでを受付の方に頼みたいのか、しっかりとご友人に伝えてあげて下さい^^

それでは、結婚式二次会の当日に、受付の方が行う作業をご紹介していきます。

受付開始前に余裕を持って会場入り

結婚式二次会の受付作業を事前に受付の方へ伝えていない場合は、遅くても受付開始10分前には会場入りしておく必要がございます。

幹事の人数が少なく、受付以外の準備が多い場合は、受付の方にも依頼をする必要がございます。(会場装飾など)

そのため、受付を頼む際には、具体的にどんな準備をしてほしいのか、また何時には会場に着いていてほしいかまでを、伝えるようにしてあげて下さい^^(一般的には受付開始30分前ほどに、準備時間があります)

受付台のセッティングをする

事前に用意された備品を、改めて一つ一つ確認をするのも、受付担当の大事なお仕事です。

また、受付台のスペースが十分に取れない会場も多いため、限られたスペースにいかに効率よく備品を配置するかも大事になってきます。

受付台には備品の他にも、ウェルカムボードやお花、写真などの装飾品を置く場合も多いので、受付の方自身が取りやすい、もしくはゲストに備品を渡しやすいようなスペースの使い方を考えて配置をします。

会場のレイアウトを把握する

次に、結婚式二次会会場のレイアウトを把握する必要がございます。

なぜなら、受付でゲストからお手洗いの場所や喫煙場所を聞かれることも多いからです。

いざ場所を聞かれたとき、すぐ答えられるように、『お手洗い』、『荷物置き場』、『喫煙場所』を確認しておくと良いでしょう。

ゲストの受付対応をする

受付開始後は、ゲストから名前を聞いて、リストにチェックを入れて、あらかじめ指定された会費金額を預かります。
もしお釣りが必要な場合はお釣り銭から金額を間違えないように数えて渡し、ゲームで必要な配布物も一緒に渡します。

また、結婚式とは違い、二次会はほとんど新郎新婦さんと仲が良い友人が参加するため、受付担当からゲストへのご挨拶内容に多くの縛りはありません。

■結婚式二次会の受付対応例

「おめでとうございます。まだ受付がお済みでない方は、ご準備が整い次第こちらの窓口までお進みください。」
「おめでとうございます。お名前からお伺します。」
「こちらお釣りの2千円と、余興ゲームで使用するビンゴカードとなります。ゲーム開始まで、失くさずにお手元にお持ちください。」
など、できるだけ大きな声で明るくはっきりと話すようにしましょう。

■名前に名簿がないゲストが来た場合
もし名簿にゲストの名前がない場合は、自分は招待されていないのかな?と気を悪くされないように、
「幹事が名簿を作成する際に、誤ってお名前が漏れてしまった可能性がございます。もう一度お名前をお伺いできますでしょうか?」
と答えれるように、時には臨機応変の対応も必要です。

■開宴後も名簿に記載があるゲストが来ない場合
開宴後も名簿の出席予定者が全員揃うまでは、受付はその場を離れることはできません。
ただ、複数人の受付がいる場合は、最低1人が受付に残れば遅れてくるゲストの対応は十分できますので、交代でお食事や歓談を楽しむことができます。

ただ、欠席の連絡が新郎新婦さんには既に入っているかもしれないので、その場合は受付の方に伝えてあげて下さい。もしくは、受付の方から歓談中に、新郎新婦さんへ未チェックゲストの報告をすると良いでしょう。

また、遅刻ゲストの会費はどうするか(例えば1時間遅刻など)を、新郎新婦さんで事前に決めておき、受付の方へ共有しておくこともおすすめします。

■会費とは別にご祝儀を渡された場合
二次会から参加されるゲストの中には、会費とは別にご祝儀を包んでこられる方もいらっしゃいます。

その場合は、結婚式・披露宴と同様、ご祝儀の中身は確認せずにそのまま会費と一緒に、お開き後新郎新婦さんへ渡すのが良いでしょう。おふたりへのプレゼントを預かった場合も、責任を持って受付担当がパーティー中は管理して、新郎新婦さんへ渡してあげましょう。

稀にですが、ご祝儀袋の中に会費を入れてくる方がおりますが、その場合もやはりご本人の目の前で中身を改めるのは失礼に当たりますので、そのまま袋ごと新郎新婦さんへ渡すのが良いと思います。

会費の集計

結婚式二次会では、無事にゲスト全員が来て、受付業務終了!!、というわけにはいきません✖

名簿に記載がある方がすべて来られた後は、会費の合計金額と手元にあるお金が合っているか、計算をしていく必要がございます。

会費の合計金額と手元にあるお金が合うまで、何度も計算・チェックを繰り返していきます。

それでも計算が合わない場合は、ゲストへのお釣りを多く渡してしまったか、少なく渡してしまったかのどちらかとなります。そうなると、後は確認の方法がないため、二次会お開き後に計算が合わないことを新郎新婦さんへ報告をします。

金庫の中身の計算が合わない時のよくあるミスは
・お釣り銭の分を引いていなかった
・幹事が会費をまだ払っていなかった
の二つです。単純な計算ミスの可能性もあるので、計算が合わなくとも慌てず複数人の受付の方でダブルチェック(同じ作業を違う人でもやる)してみましょう。
そのため、前半でもお伝えしましたが、新郎新婦さんは受付人数を2名以上依頼しましょう!

2次会エンタプランナー・袴田
2次会エンタプランナー・袴田

会場への飲食代金の支払い

最後に、結婚式二次会の飲食代金を会場へ支払い、会費余り分を新郎新婦さんに返して受付業務は終了になります。

お支払いタイミングは、パーティー中に精算可能な場合や、お開き後ではないと対応ができない会場などがございます。
当日のお支払いがスムーズにいくように、事前に飲食代金の支払いタイミングを会場担当者に確認しておくと、受付の方にも共有することができます。

ただ、お開き後の対応しかできない会場では、それまで受付の方がすべての会費を管理しておかないといけません。
受付の方は、会費(人数が多いほど大金)を管理しないといけないプレッシャーから、お酒を楽しむ余裕もなくなってしまう可能性もあります。そのため、なるべくパーティー中でもお支払いが可能になるよう、会場担当者さんに相談しておくと良いですね。

新郎新婦さんは、会場への支払いまで受付の方にお願いする場合、しっかりと事前に伝えておきましょう!

結婚式二次会の受付をスムーズに行うためのコツ6選

結婚式二次会当日の受付を、スムーズにこなすためには、様々なコツや工夫がございます!

是非、これからご紹介する6つのことを実践して頂き、受付の方の負担を減らしてあげて下さいね^^

1、ウェルカムドリンクをつける

結婚式二次会の受付では良くあることですが、ゲストの受付は時間帯によって偏ります。特に、開宴時間の5分前からが、受付のピークになりやすいです。

開宴間際に受付が混雑してしまうと、予定通りに開宴をすることができなくなり、新郎新婦さんのご入場まで遅れてしまいます。

そのため、開宴直前の受付混雑を避けるために、受付開始直後からドリンクが飲めるように調整しておくことをおすすめします。

また、結婚式二次会の招待状やアナウンスのメールにも、「受付開始からドリンクをご提供させていただきますので、どうぞ余裕を持って会場へお越しいただき、開宴までドリンクと歓談をお楽しみください」といった案内を入れておくようにしましょう。

また、コロナ渦では受付混雑を避けるため、受付時間を前半後半に分けてゲストを招待されると、密を避けることにも繋がるのでおすすめです。(例えば、前半15分は女性の受付時間、後半15分は男性の受付時間、など)

2、結婚式二次会会場の屋外に受付場所の設置は避ける

実は、受付をスムーズにこなすためには、結婚式二次会の会場選びも重要になってきます。

会場によっては、受付場所を『屋外』に設置するところもあります。

受付場所が屋外の場合のデメリットとしては、
・風が吹くと紙がペラペラめくれて受付しづらい
・その他、抽選用紙やビンゴ用紙なども、風に飛ばされる可能性がある
・会場内にいる別幹事さんとの連携が取りづらい(マイクが届かない場合も)
・夏は暑い、冬は寒い!
などが挙げられます。

そのため、まだ会場選び前の場合は、下見の際に受付場所を会場担当者に聞いてみて下さい。

会場を既に決めていて、受付場所が屋外の場合は、会場内に変更できるか担当者に相談をしてみましょう!!

3、出席者名簿はわかりやすく作成

結婚式二次会の受付で最も重要なアイテムは、出席者名簿になります。

出席者名簿は、結婚式二次会当日にいかに受付をしやすくするか、作成する段階で工夫が必要になってきます。

Excelなどの表計算ソフトを活用して、『No』、『名前(漢字)』、『名前(ふりがな』、『性別』、『会費』、『出欠チェック』、『備考』の欄を作成しましょう!

名簿作成のPoint☝

■できる限り1枚にまとめる⇒めくる手間を省くことができる

■新郎側、新婦側とゲストを分けない⇒共通の友人の場合、どちらの列に並べばいいのか迷ってしまう

■男性、女性でゲストを分けない⇒ジェンダーレスな時代のため、パッと見で判断つきにくい方もいらっしゃる

■名前はふりがな+フルネームで記載する⇒苗字のみだと、名前が被るゲストもでてくる

■名簿は空欄枠も作っておく⇒結婚式二次会では当日参加も多いため

名簿に名前を記載する際に、あだ名で表記は避けましょう!
名簿作成は、いかに見やすく作成するかがポイントになってきます!

2次会エンタプランナー・袴田
2次会エンタプランナー・袴田

4、500円単位の会費設定はなるべく避ける

当日の受付をスムーズにするためにも、会費を500円単位で設定することは、なるべく避けましょう。

500円単位で会費を設定してしまうと、
持ち運びの際に嵩張る
数が増えるとかなり重くなってしまう
お釣りの計算も千円札より少し面倒
な点がデメリットとなります。

「お釣りの計算なんて簡単!!」と思っていても、結婚式二次会では、
・開宴間際にゲストが一気にいらっしゃる(受付が混雑してしまいテンパる)
・5,000円札のお釣りを貰えるように清算される方がいらっしゃる(例:7,500円会費の場合、12,500円を払う)
という事例が多々ございます・・・。

冷静に考えれば単純計算で簡単でも、初めての受付で混雑してテンパってしまうと、ケアレスミスも発生してしまいます。

なるべくミス(金額間違え)を防ぐためにも、会費金額をまだ決めていない場合は、500円単位の設定をなるべく避けるようにすると、受付の方にも喜ばれます!

5、受付以外の仕事を兼任させない!

混雑を防ぐために、受付作業内容以外は、他の仕事を兼任させないようにしましょう!

例えば、クロークスタッフや、チェキ撮影、細かなゲーム説明をしてもらう、などの作業は、別の幹事さんにて対応がおすすめです。

特に受付でチェキ撮影をしてしまうと、すごく時間がかかってしまい、まだ受付が済んでいない方の対応が進みません。
受付周り(入口付近)が混雑しないためにも、チェキ撮影をする場合は、会場内の奥で対応すると良いでしょう。

また、余興ゲームの説明は、会場内で司会者が随時アナウンスするようにして、受付の方は名簿チェック・会費預かりのみに集中できるようにしましょう。

6、オンライン受付が可能なWEB招待状を活用

最後にとっておきの受付作業負担を軽くする方法としては、オンライン上で受付が可能なWEB招待状を活用することです✨

そもそもWEB招待状とは、結婚式二次会の招待状をWEB上で作成し、ゲストもオンラインで出欠回答をすることができる、とても便利なツールになります。

新郎新婦さんは、出欠情報をリアルタイムで確認ができ、出席回答者をダウンロードして印刷する機能などもございます。

また、今年2次会エンタがリリースした『マリレポ』では、WEB招待状に加え、オンライン上で受付することができる機能付きです♪

マリレポを活用すると、
・スマホやタブレットを使って、出席のチェックが可能(ボタンを押すだけで簡単♪)
・二次会当日もリアルタイムで、出席にチェックした人数を確認できる
・集まっている会費の合計もリアルタイムで確認できる(受付の方が計算する必要なし!)
と、受付の方の仕事を助ける機能がたくさん備わっています^^

WEB招待状と受付機能は完全無料でお使い頂けますので、気になる新郎新婦さんは『お洒落なWEB招待状ならマリレポ♡便利な受付機能など推しポイント紹介』をチェックしてみて下さい。

結婚式二次会の受付をスムーズにするためには事前準備が大切

結婚式二次会の受付は、ただ名簿チェックをして会費を預かるだけの簡単な作業、と思われがちですが、想像以上に大変な仕事内容です。
受付の方は、受付前~開宴後も、やらなくてはいけない作業がたっくさんあります。

そのため、今回ご紹介したコツを取り入れて頂き、少しでも受付の方の負担を減らしてあげて下さいね^^

また、受付やその他幹事を友人に頼まれた場合は、必ずお礼は必須になります!!!

「意外と受付は大変だな」、「お礼まで考えないといけないのか」、と思った新郎新婦さんは、結婚式二次会の準備~運営まですべて任すことができる、幹事代行も是非ご検討してみて下さい♪

幹事代行については、『結婚式二次会の幹事代行業者を賢く選ぶためのチェックリスト』でご紹介しておりますので、ご興味がある新郎新婦さんは是非合わせてチェックしてみて下さい。

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